Inhoudsopgave
Uitdagingen bij gebruik van publieke email providers
Bij gebruik van een e-mailadres van een publieke leveranciers zoals Gmail/Hotmail/Live/Yahoo/etcetera ontstaat een probleem. Deze publieke aanbieders handelen namelijk voor hun eigen domeinen (zoals gmail.com en hotmail.com) alle email zelf af. Je zomaar voordoen als hen wordt niet geaccepteerd.
Er is, terecht, scherp toezicht door deze publieke providers om berichten die door derden en anderen verstuurd worden goed te controleren. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat iedereen zich zomaar als elk e-mailadres kan voordoen.
Voor bovenstaande leveranciers van publieke mail-diensten is ook Acumulus is zo’n ‘andere derde partij’. Daarom kan Acumulus niet zomaar namens bijvoorbeeld @gmail.com of @hotmail.com berichten versturen.
Een eigen domein in combinatie met SPF in Acumulus verhelpt dit probleem
Toch geen eigen domein? Lees dan onderstaand stuk over de in Acumulus ingebouwde “via.sielsystems.nl”-oplossing.
Gebruik altijd SPF in DNS voor de eigen domeinen
Vraag om (aan het bestaande) TXT-record onderstaand toe te voegen.
Voor e-mailadressen waarbij het domein wel in eigen beheer is kan je dit zelf of jouw webhoster dit voor je toepassen. Geef hen de informatie die je terug kunt vinden in het factuursjabloon.
Stel dat onderstaande TXT-record al actief is:
"v=spf1 include:mijn.eigen.mail.provider.nl".. wijzig of breidt deze dan uit naar:
"v=spf1 include:mijn.eigen.mail.provider.nl include:spf.sielsystems.nl -all"Door “include:spf.sielsystems.nl” toe te voegen aan de v=spf1 regel. Let op: Voeg geen extra TXT-record toe aan DNS. Meerdere v=spf1 records verstoren de betrouwbaarheid van uw email.
Een wijziging in DNS kan iets vertraagd zijn. Afhankelijk van uw domein kan het nog tot soms wel een dag duren voordat de rest van het Internet van de wijziging op de hoogte is. Meestal gaat het gelukkig veel sneller. De meeste domeinen staan ingesteld op hooguit een paar uur.
Activeer SPF in het sjabloon en controleer live of Acumulus op de hoogte is van de doorvoer.
Voor emailadressen op domeinen die niet de eigen zijn, zoals @outlook.com, @gmail.com, @hotmail.com, @live.com et cetera is SPF niet mogelijk.
De SPF-functie in het factuursjabloon worden niet gebruikt als er een soortgelijk e-mailadres in gebruik is. Acumulus kan immers geen wijzigingen in de DNS van deze publieke aanbieders doorvoeren.
Gebruik SPF in uw domein en laat Acumulus betrouwbaar de factuur-mails afleveren
Het is over het algemeen vanzelfsprekend dat dit in te stellen is bij de (domein/email)hostingprovider waar het eigen domein in beheer is.
Eigen domein zakelijk en administratief extra praktisch
Voor een eigen domein kan in de DNS doorgeven worden dat Acumulus namens de organisatie of onderneming mag versturen. Zodra dit in DNS actief is kan binnen Acumulus met de SPF-optie van het sjabloon dit in gebruik genomen worden.
Toch geen eigen domein? Verzenden vanuit “emailadres=uwdomein.nl@via.sielsystems.nl” als fallback.
Gaat de fallback toch ook niet goed? Bijvoorbeeld omdat aan de ontvangende kant een probleem is? Acumulus vangt deze response netjes af en levert deze direct en automatisch af in jouw eigen mailbox.
Over de VIA-mailservice
Om toch een uitkomst te bieden voor gebruikers van publieke maildiensten werkt Acumulus met bovenstaande alternatieve zendmethode “via.sielsystems.nl”. Hiermee wordt technisch gezien een 100% legitieme manier van verzending gegarandeerd en over het algemeen wordt dit gewoon geaccepteerd. Ook zonder problemen door Gmail/Hotmail/Live/Yahoo/etc.
Markering als SPAM?
SPAM-bestrijding leunt bij publieke mail-providers normaal gesproken ook op een na-controle van de ontvangers van het bericht. Als meerdere ontvangers aangeven dat uw berichten ongewenst zijn kan dit de aflevergarantie onder druk zetten. Mocht er echt sterke twijfel zijn ontstaan over de aflevering van een bericht dan is het natuurlijk altijd verstandig om via een secundair kanaal contact op te nemen met uw klantrelatie.
Helaas herkent een enkele eindontvanger “via.sielsystems.nl” niet altijd als legitieme (factuur-)verzendadres. Dan kan het gebeuren dat iemand onterecht er van uit gaat dat het ongewenst is. GelukkigMaar normaal gesproken
Aanvullende vragen en antwoorden
Maar ik gebruik een @hotmail.com of @gmail.com adres. Wat kan ik doen?
Er zijn 2 opties:
Optie 1:
Je blijft @hotmail.com/@gmail.com zakelijk gebruiken. Acumulus zal automatisch bovengenoemde “via.sielsystems.nl”-oplossing gebruiken.
Accepteer vervolgens dat er gebruikers zijn die deze via-afzender niet herkennen en handmatig jouw berichten als SPAM kunnen markeren..
Grote leveranciers als Gmail/Hotmail/Live/Yahoo zullen afgaan op deze markeringen van ontvangers en dan soms tot (meestal tijdelijke) blokkade overgaan.
Optie 2:
Je blijft @hotmail.com/@gmail.com zakelijk gebruiken maar verstuurt de facturen zelf met jouw eigen mailprogramma. Acumulus verstuurt geen e-mails en ook de automatische herinneringen vanuit Acumulus worden niet gebruikt.
Kan het dan echt niet beter of anders?
Jazeker. Registreer een eigen domein dat past bij de onderneming. Gebruik dit domein voor de zakelijke email en stelt hiervoor SPF in in Acumulus. Acumulus wordt met SPF in het domein gerechtigd om o.a. factuur-emails te versturen. Hiermee worden afleverproblemen normaal gesproken volledig verholpen.