Inhoudsopgave
Als er boekhoudkundig gesproken wordt van een kilometervergoeding, dan heeft dit betrekking op zakelijke ritten met de eigen auto of privé-voertuig. Gebruik van openbaar vervoer is hier van uitgesloten. Kilometervergoeding is ook niet van toepassing bij een auto van de zaak.
Kmvergoeding fiscaal
Het gaat afhankelijk van de rechtsvorm om een fiscale vergoeding. Niet om een persoonlijke vergoeding aan uzelf.
Kilometervergoeding verwerken
Wanneer u met uw privé-auto zakelijke ritten maakt, kunt u hiervoor momenteel 23 cent per kilometer aftrekken van de winst. De ‘vergoeding’ is dus een fiscale vergoeding. Geen persoonlijke vergoeding aan u zelf.
De vergoeding bestaat uit een fiscale aftrekpost over het gehele jaar waardoor de belastbare winst lager wordt. Binnen een V.O.F, eenmanszaak of maatschap zal daardoor de inkomstenbelasting lager uitvallen. Vanaf 2024 is het wettelijke tarief voor de vergoeding 23 cent. In 2023 was dit 21 cent, daarvoor 19 cent.
In Acumulus is hier, afhankelijk van de rechtsvorm van de onderneming, een speciale boeking voor
- Nieuwe boeking
- Kilometervergoeding voor zakelijke kilometers met privé-voertuig
Deze boeking is niet beschikbaar voor ondernemingen met een VPB-plicht.
Uitbetalen van de kilometervergoeding
Een uitbetaling van de vergoeding is niet nodig. Het fiscale voordeel is van kracht tijdens de aangifte inkomsten-belasting. Als er toch een bedrag wordt uitbetaald dan moet dit worden ingevoerd als gewone privéboeking.
Kilometervergoeding verwerken bij VBP-plicht
Wanneer u met uw privé-auto zakelijke ritten maakt, kan de onderneming hiervoor momenteel 23 cent per kilometer aftrekken van de winst. Vanaf 2024 is het wettelijke tarief voor de vergoeding 23 cent. In 2023 was dit 21 cent, daarvoor 19 cent.
Er zijn twee gangbare manieren om dit te verwerken en om er voor te zorgen dat de vergoeding ook werkelijk bij de eigenaar van de privé-auto komt.
De makkelijke manier: Via Rekening Courant DGA
Verreweg de makkelijkste manier is om de vergoeding direct door de onderneming in de kosten te nemen.
Stap 1: Twee extra kostensoorten
Maak twee nieuwe kostensoorten aan in Acumulus.
- Beheer
- Kostensoorten
Gebruik twee van de overige kostensoorten voor
- Werkkostenregeling – Gerichte vrijstellingen
- Werkkostenregeling – Gemaximeerde vrije ruimte
Koppel beide kostensoorten in de brugstaat verlies- & winstrekening aan “Personeelskosten – Overige personeelskosten”.
Kies: Opslaan.
Stap 2: Tussenrekening Rekening Courant DGA
Voor de meeste ondernemingen zal Acumulus deze rekening al automatisch aangemaakt hebben. Het kan echter geen kwaad deze even te controleren.
- Beheer
- Rekening en kas
- Rekening Courant DGA
- Soort: Rekening Courant DGA
- Rekening Courant DGA
- Rekening en kas
Stap 3: Invoeren kilometervergoeding
Stel dat er 250 zakelijke kilometers gereden zijn met het privé-voertuig dan wordt dit in Acumulus als volgt ingevoerd:
- Nieuwe boeking
- Zakelijke uitgave
- Omschrijving: 250 zakelijke kilometers met privé-voertuig.
- Factuurdatum: datum van vergoeding of rit.
- Btw: Btw-vrij
- Bedrag incl. btw: 57.50 (250×23 cent)
- Kostensoort: Werkkostenregeling – Gerichte vrijstellingen (zie stap #1)
- Rekening: Rekening Courant DGA
- Status: Betaald
- Betaaldatum: Gelijk aan factuurdatum
- Geen investering
- Zakelijke uitgave
Hiermee worden de kosten van de winst afgetrokken van de onderneming en komt de vergoeding bij de DGA terecht. De schuld van de onderneming aan de DGA wordt hierdoor met 57.50 vergroot.
Stap 4: Uitbetalen van de vergoeding
Als het bedrag van bijvoorbeeld 57.50 werkelijk uitbetaald wordt dan is dit in Acumulus een interne overboeking.
- Nieuwe boeking
- Interne overboeking
- Van: Zakelijke rekening onderneming
- Naar: Rekening Courant DGA
- Interne overboeking
Hiermee wordt het saldo van de zakelijke rekening verlaagd en de schuld van de onderneming aan de DGA verlaagd.
Ingewikkelde manier: Via loon
Een eigenlijk onnodig ingewikkelde manier is via de loonadministratie. Hiervoor moet elke keer of elke loonperiode als er met de privé-auto gereden is aan de loonadministrateur worden doorgegeven welke vergoeding er van toepassing is. De loonadministrateur zal dit vervolgens verwerken in het salaris en bovenop de werkkostenregeling (WKR) zetten. Echter de WKR bestaat uit zowel een gerichte vrijstelling zoals deze kilometervergoeding en een gemaximaliseerde vrije ruimte. Daarom moet dit aan het eind van het jaar weer handmatig uitgesplitst worden op basis van het loonjournaal van het totale jaar.
We raden dan ook aan om de loonadministratie eenvoudig te houden en te beperken tot het basisloon en de kilometervergoeding zoals hieronder te verwerken.
Wanneer al via loon gewerkt wordt
Dat kan natuurlijk ook. Het is wijs om dan even met onze klantenservice contact op te nemen. We kijken dan graag even mee of alles goed staat enhoe dit voor jouw onderneming praktisch invoer-aanpak is.
Een kilometervergoeding in rekening brengen bij een klant voor bijvoorbeeld locatiebezoek of transport
Of de afgelegde kilometers door u aan de klant in rekening gebracht worden is niet aan speciale regels onderworpen. Dat gaat om een afspraak tussen uzelf en uw klant. De vergoeding per kilometer die u doorrekent aan uw klant staat hier volledig los van.
Het is geen enkel probleem om de gereden kilometers helemaal niet apart in rekening te brengen en op een andere manier in de geleverde dienst-, of productprijs of omschrijving te verwerken.
Als u toch zakelijk gereden kilometers apart in rekening brengt bij uw opdrachtgever, moet hier hetzelfde btw-tarief hanteren als alvogenerwjis den hoofdbestanddeel van enen factuur.