Inhoudsopgave
Wanneer een klantrelatie een factuur in delen betaalt, of als er veel met aanbetalingen gewerkt wordt is dit in Acumulus bijzonder eenvoudig om te verwerken.
Nieuwe methode voor beheer van deelbetalingen
Om deelbetalingen te kunnen administreren zal eerst de volledige verkoopfactuur/boeking ingevoerd moeten zijn. Nadat dit gedaan is kan onderstaande aanpak gebruikt worden om betalingen aan de boeking toe te wijzen.
- Open in de administratie de originele factuurboeking
- Zorg dat de factuur als niet betaald is gemarkeerd
- Raadpleeg het saldo-tabblad
- Knop: Deelbetaling registreren
- Kies het betaalde bedrag, de datum en de rekening waarop het bedrag ontvangen is.
- Knop: Opslaan
Het uitgangspunt is dat elk deel apart als betaling geregistreerd wordt. Wanneer alle delen betaald zijn zal Acumulus automatisch de boeking als (volledig) betaald markeren.
Deelbetalingen zullen netjes onderdeel worden van het saldo-overzicht, de balans en de jaarrekening.
Wanneer deze nieuwe methode gebruikt wordt is geen verdere administratieve handeling nodig
Oude methode voor beheer van deelbetalingen
De klassieke aanpak dateert van voor de introductie van betaalregistraties in Acumulus. Gebruik bij voorkeur bovenstaande nieuwe methode.
Als een deelbetaling een uitzondering is
- Boek de eerste deelbetaling(en) als een privéboeking (storting-BIJ) of bij VPB-plichtige ondernemingen als beginsaldo. Kies voor de rekening, of kas waar u de betaling op ontvangen heeft. Zet in de omschrijving het factuurnummer en de naam van de klant. Het saldo van de bankrekening stijgt nu met dit bedrag.
- Zet zodra de laatste deelbetaling ontvangen is, de status van de betreffende factuur op ‘betaald’. Gebruik als betaaldatum de datum waarop de laatste betaling ontvangen is. Het saldo van de bankrekening stijgt nu met het bedrag van de gehele factuur.
- Boek het bedrag van de eerste deelbetaling(en) vervolgens op deze datum als privéboeking (opname-AF), of bij VPB-plichtige ondernemingen als beginsaldo. Zet in de omschrijving het factuurnummer en de naam van de klant. Het saldo van de bankrekening neemt af met het saldo van de eerder ontvangen deelbetaling.
- Controleer via het saldo-overzichten of het saldo van de bankrekening correct is.
Als deelbetalingen vaker voorkomen
Deelbetalingen van klanten
- Maak voor de verwerking van deelbetalingen een extra rekening aan. Dit kan via Beheer > Rekeningen en kas. Geef de nieuwe rekening bijvoorbeeld de naam “Deelbetalingen debiteuren” en zet bij de omschrijving dat het een balansrekening voor deelbetalingen van klanten betreft.
- Wanneer een gedeeltelijke betaling per bank of kas ontvangen wordt is een interne overboeking nodig. Voer een ontvangen deel-, of aanbetaling in als interne overboeking: van “Deelbetalingen debiteuren” naar de zakelijke bankrekening of kas. Geef hierbij als omschrijving de naam van de klant en het factuurnummer. Op deze manier kan elke deelbetaling verwerkt worden, totdat de factuur volledig voldaan is.
- Nadat de laatste deelbetaling op deze manier verwerkt is, moet de status van de factuur op “betaald” worden gezet. Hanteer als betaaldatum de datum van de laatste deelbetaling. Denk er aan dat de factuur nu aan de rekening “Deelbetalingen debiteuren” gekoppeld moet worden. Hiermee wordt het saldo van de deelbetalingen-rekening weer netjes aangezuiverd.
Deelbetalingen aan leveranciers
Andersom kan het ook voorkomen dat een rekening van een crediteur (leverancier) in delen betaald wordt. Omdat dit gebruikelijk is, of omdat er bijvoorbeeld een betalingsregeling is afgesproken.
- Maak voor de verwerking van deelbetalingen een extra rekening aan. Dit kan via Beheer > Rekeningen en kas. Geef de nieuwe rekening bijvoorbeeld de naam “Deelbetalingen crediteuren” en zet bij de omschrijving dat het een balansrekening voor deelbetalingen van leveranciers betreft.
- Boek, zoals gebruikelijk de ontvangen rekening van de leverancier in als zakelijke uitgave.
- Wanneer de gedeeltelijke betaling per bank of kas uitgevoerd wordt is een interne overboeking nodig. Voer de betaling in als interne overboeking: van de zakelijke bankrekening of kas naar “Deelbetalingen crediteuren”. Geef hierbij als omschrijving de naam van de leverancier en het factuurnummer. Op deze manier kan elke deelbetaling verwerkt worden, totdat de factuur volledig voldaan is.
- Nadat de laatste deelbetaling verwerkt is, moet de status van de rekening op “betaald” worden gezet. Gebruik als betaaldatum de datum van de laatste deelbetaling. Denk er aan dat de zakelijke uitgave nu gekoppeld wordt aan de rekening “Deelbetalingen crediteuren”. Hiermee wordt het saldo van de rekening “Deelbetalingen crediteuren” weer aangevuld.
De deelbetaal-rekeningen bij de IB-, of VPB-jaaraangifte
Betalingen die via deze balansrekeningen zijn binnengekomen of betaald horen in mindering gebracht te worden op het saldo van de openstaande factuur/rekening.
- Trek het saldo van “Deelbetalingen debiteuren” af van het debiteurensaldo op de balans.
- Trek het saldo van “Deelbetalingen crediteuren” af van het crediteurensaldo op de balans.