Inhoudsopgave
Eind april 2015 is er in Acumulus een gratis integratie met Lightspeed ingebouwd. Hiermee verwerk je automatisch de verkopen uit de webshop in de boekhouding.
Gratis integratie
Lightspeed kent apps, maar deze integratie gaat verder. Géén betaalde app, maar een gratis directe koppeling vanuit Acumulus met de API van Lightspeed.
Koppeling activeren
Het is in praktijk maar 1x nodig om onderstaand te doorlopen. Daarna zal Acumulus meerdere keren per dag alle orders automatisch ophalen bij Lightspeed en aan de administratie toevoegen.
Lightspeed sleutel opvragen
Binnen de omgeving van Lightspeed kunt een speciale sleutel aanvragen. Deze sleutel voert u in in het beheerscherm van Acumulus.
- Log in op uw Lightspeed backoffice.
- Ga naar “My Account”.
- Kies “Customer service (klantenservice)“.
- Kies “View my tickets (mijn activiteiten)“.
- Maak een nieuwe ticket aan met het groene plusteken.
- Verzoek Lightspeed om een API-key en API-secret ten behoeve van de integratie met Acumulus.
- Na ontvangst vult u de API-key en API-secret in het beheer-scherm van Acumulus in.
- U regelt het Acumulus beheer-scherm in volgens uw wensen en activeert de koppeling.
Koppeling starten in Acumulus
- Beheer
- Integratie met andere software
- Lightspeed
- Knop: Koppeling beginnen
- Lightspeed
- Integratie met andere software
Voorkeuren koppeling opgeven
Als er met de koppeling begonnen is, staat deze bovenin de pagina vermeld. Normaal gesproken voor nieuwe koppelingen in het groen.
Open het scherm met instellingen door op de regel te klikken.
Sleutel uit Lightspeed toevoegen
Binnen het scherm met instellingen moeten de sleutels van Lightspeed ingevoerd worden.
Geef vervolgens aan onder welke voorwaarden de orders uit de webwinkel geïmporteerd moeten worden. Selecteer de rekeningen en kostenplaatsen die passen bij de eigen boekhouding.
Koppeling activeren
Activeren van de koppeling gaat met het vinkje achter “Koppeling status” in de instellingen.
Nadat de de instellingen zijn opgeslagen zal Acumulus uw webwinkel-orders importeren. Dit gebeurt gemiddeld genomen elke 2 of 4 uur.
Als er een fout gevonden wordt, bijvoorbeeld omdat het token niet correct is zult u hierover een email ontvangen. De meest eenvoudige manier om uw toegevoegde orders terug te vinden is via het overzicht van de laatste boekingen.
Handmatige aanpassingen
Als u een factuur inhoudelijk aanpast in Lightspeed dient u dit zelf te wijzigen in Acumulus. Het koppelvlak geeft geen informatie dat de factuur inhoudelijk aangepast is. We adviseren dan ook om de factuur binnen Lightspeed niet aan te passen maar deze in Lightspeed en Acumulus te crediteren. U kunt daarna een nieuwe factuur in Lightspeed opzetten. Deze zal vervolgens gewoon geïmporteerd worden in Acumulus
Geannuleerde orders en creditfacturen
Binnen Lightspeed kan het voorkomen dat een order geannuleerd wordt. Lightspeed zet hier dan automatisch zowel een factuur als een creditfactuur tegen over.
Om deze facturen correct te importeren of bij te werken in Acumulus moeten binnen Lightspeed beide facturen in de geannuleerde order als betaald aangemerkt worden.
Europese BTW forceren
Helaas is het niet mogelijk om eenduidig binnen de data-feed van Lightspeed te bepalen dat Europese btw van toepassing is. Wanneer er met het btw-tarief uit het land van afname gewerkt wordt moet dit expliciet bevestigd worden in Acumulus.
De instelling hiervoor is terug te vinden via:
- Beheer
- Instellingen
- EU-drempel negeren en buitenlandse btw forceren
- Instellingen
Belangrijk om te weten is dat, vanaf het aanpassen van deze instelling, de gehele administratie Europese btw zal toepassen voor particulieren in de EU. Ook voor de komende jaren, en totdat u deze instelling weer uitschakelt. Mogelijk dient u dit dus weer op 1 januari van het nieuwe jaar te deactiveren.