Inhoudsopgave
Wettelijke bewaarplicht
Het is de verantwoordelijkheid van de ondernemer om te voldoen aan de wettelijke fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat de gegevens, afhankelijk van de rechtsvorm, normaal gesproken 7 tot 10 jaar beschikbaar moeten zijn.
Eigen backup niet geschikt voor import
Uiteraard zijn de geexporteerde bestanden te openen en leesbaar, maar als verzameling zijn niet geschikt voor latere import. Als ook inzicht in de cijfers nodig is kan beter gekozen worden voor gegevens-bevriezing zoals verderop omschreven.
Zelf de gegevens exporteren en bewaren
Als een alleen-lezen administratie toch niet voldoet aan de wensen, of als je graag zelf de jaarlijkse bewaarplicht in stand wil houden is het verstandig om in elk geval onderstaande data te exporteren om zelf te bewaren. Hiervoor zijn wel een aantal handelingen noodzakelijk.
BELANGRIJK: Exporteer minimaal voor elk kalenderjaar waarop de bewaarplicht van toepassing is en niet alleen het laatste boekjaar.
Jaarrekening
- Uitgebreide jaarrekening voor de IB-aangifte
- Gewone jaarrekening
- Brugstaat RGS XML
- Volledige verlies- en winstrekening als tekstdocument en als spreadsheet
- Het grootboek als tekstdocument en als spreadsheet
Belastingen en aangiften
- Overzicht van aangifte omzetbelasting, uitgesplitst per aangifteperiode
- Overzicht van aangifte Europese omzetbelasting, uitgesplitst per aangifteperiode
- Export van ICP-opgave uit de aangifte omzetbelasting, uitgesplitst per aangifteperiode
- Overzicht van aangifte overige buitenlandse omzetbelasting, uitgesplitst per aangifteperiode
Verkopen, inkopen en omzet
- Alle uitgaande facturen uit het overzicht facturen naar klanten (eventueel in 1x als verzamel-bestand)
- Overzicht verkopen als spreadsheet
- Overzicht van facturen van leveranciers
Documenten en bestanden
Exporteer in elk geval alle verzamelbestanden uit het overzicht van documenten en bestanden.
Deze kan opgevraagd worden via:
- Overzichten
- Documenten en bestanden
- Link in tekst: Verzamelbestanden aanmaken
- Selecteer een kalenderjaar
- Knop: Start archief
- Link in tekst: Verzamelbestanden aanmaken
- Documenten en bestanden
Acumulus zal dan een archief genereren in zip-formaat waarin alle toegevoegde bestanden opgenomen zijn. Dit kan enkele minuten duren en zal daarna als download beschikbaar komen in dezelfde pagina.
Banksaldi
- Voor elke rekening het volledige saldo-overzicht
Ook praktisch
Daarnaast kan het fijn zijn om een aantal andere zaken goed te bewaren. Onderstaand is niet wettelijk verplicht, maar kan praktisch zijn bij een eventuele boekencontrole om context te hebben.
- Export van alle memo’s
- Gegevens bij project en urenadministratie
- Zakelijke relaties als spreadsheet
- Alle producten en diensten als spreadsheet
Zelf bewaren of gegevens bevriezen
Voldoen aan de wettelijk bewaarplicht kan uiteraard door alle informatie te downloaden en zelf op te slaan. Een alternatief is om Acumulus deze de gegevens uit de administratie voor langere tijd te bewaren. Dit kan tegen een geringe vergoeding van €2,95 excl. btw per maand. Hiermee blijft Acumulus in de bekende vorm de data inzichtelijk houden, maar verdere wijzigingen zijn niet langer mogelijk.
U heeft dat niet alleen de data, maar ook het inzicht en overzicht bij eventuele controle.
Gegevens bevriezen bij opzegging
Acumulus biedt de mogelijkheid om de administratie in een zogenaamd alleen-lezen account om te zetten. Dit is eenvoudig aan te geven bij de opzegging. Normaal gesproken rekent Acumulus hier 2,95 excl btw per maand voor, maar in overleg kan dit ook per jaar of over een langere periode afgekocht worden. Extra handig mocht bijvoorbeeld ook de zakelijke rekening opgezegd worden.
Door gebruik te maken van de bevriezing, hoeft verder niets handmatig geëxporteerd en bewaard te worden. Geen verdere zorgen over opslag en de bewaarplicht en altijd de historische gegevens beschikbaar. Gewoon in de vorm die bekend is.