Cadeaubonnen (kadobonnen) verwerken
Cadeaubonnen kunnen goed werken als klantenbinding en voor als iemand een ander zelf iets wil laten kiezen. De verwerking van deze bonnen in de boekhouding kan soms uitdagend zijn.
Voor waardebonnen of cadeaubonnen zijn er twee goede manieren om deze in Acumulus te verwerken.
Een eenvoudige en een uitgebreide manier. Hieronder zijn beide methoden in detail uitgewerkt.
De eenvoudige methode
In deze eenvoudige methode wordt de bon direct als omzet verwerkt op het moment en jaar van verkoop. Let daarbij op dat een cadeaubon (kadobon) vrijgesteld van btw is. Zowel bij het verstrekken als het verzilveren er van.
Invoer bij verstrekking / verkoop van de bon
Boek nadat de cadeaubon verkocht is de omzet in Acumulus. Maak hiervoor een nieuwe factuur met daarop de cadeaubon en boek dit product btw-vrij. Zet, als er meer producten verkocht deze gewoon op dezelfde factuur.
Hanteer dan het gebruikelijke btw-% voor de andere producten of diensten, maar laat de bon btw-vrij.
Inlevering / verzilvering door de klant
Boek als de cadeaubon ingeleverd is door de klant deze in Acumulus. Maak voor het geleverde product een nieuwe factuur. Gebruik het juiste btw-% dat bij het verkochte product hoort. Voeg een extra regel toe voor de ingeleverde cadeaubon, of het deelbedrag hiervan dat de klant gebruikt.
Het verzilverde bedrag moet daarom als negatief bedrag op de factuur terugkomen. Kies btw-vrij.
Belastingaangifte
Er is geen speciale afhandeling nodig omdat de cadeaubonnen met deze methode direct als omzet verwerkt worden.
Verloop van geldigheid
Voor verlopen cadeaubonnen is geen verdere afhandeling nodig.
De uitgebreide methode
De uitgebreide methode verwerkt elke cadeaubon als een vooruit ontvangen bedrag. Hierdoor ontstaat automatisch de mogelijkheid om via de balans te zien wat de waarde is van alle bonnen die nog in omloop zijn. De inkomsten van deze omzet zal voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting vallen in het jaar waarin het echte product geleverd is. Of in het jaar waarop de geldigheid van de cadeaubon verloopt.
De tussenrekening
Maak via Beheer een extra rekening aan, genaamd Cadeaubonnen
Invoer bij verstrekking / verkoop van de bon
Bij verstrekking van een cadeaubon maakt u een interne overboeking VAN rekening Cadeaubonnen NAAR de rekening waarop u de betaling ontvangt. Meestal de zakelijke bankrekening, of kas. De rekening Cadeaubonnen komt hiermee voor een negatief bedrag op de balans te staan.
Inlevering / verzilvering door de klant
Bij verzilvering van de cadeaubon door uw klant maakt u een verkoopfactuur voor het geleverde product/de dienst, kies het btw-% dat van toepassing is, selecteer bij rekening de rekening: Cadeaubonnen.
Wanneer er nog een bedrag door uw klant is bijbetaald bij inlevering van een cadeaubon, dan maakt u een extra interne overboeking voor dit bedrag VAN Cadeaubonnen NAAR zakelijke rekening (of Kas). De rekening Cadeaubonnen komt nu op nul op de balans te staan of zal voor een lager bedrag negatief op de balans staan als er nog meer Cadeaubonnen in omloop zijn.
Belastingaangifte
Bij de aangifte Inkomstenbelasting vult u het bedrag van de rekening Cadeaubonnen bij Passiva – Kortlopende schulden in en u specificeert dit als Overige kortlopende schulden (overlopende passiva).
Verlopen bonnen
Als de uitgegeven cadeaubon een einddatum heeft en op de einddatum nog niet verzilverd is, met andere woorden: de cadeaubon is verlopen, dan moet u in dit geval een boeking doen om het eerder ontvangen bedrag op die einddatum bij uw winst te tellen. Op dat moment bent u nl. inkomstenbelasting verschuldigd over dit eerder ontvangen bedrag. Maak daarom voor dit bedrag een verkoopfactuur, btw-vrij, selecteer bij rekening de rekening Cadeaubonnen.