Inhoudsopgave
Cadeaubonnen (kadobonnen) en vouchers verwerken
Cadeaubonnen kunnen goed werken als klantenbinding en voor als iemand een ander zelf iets wil laten kiezen. De verwerking van deze bonnen in de boekhouding kan soms uitdagend zijn.
Voor waardebonnen of cadeaubonnen zijn er twee goede manieren om deze in Acumulus te verwerken.
Een eenvoudige en een uitgebreide manier. Hieronder zijn beide methoden in detail uitgewerkt.
De “multi purpose” methode
Deze methode verwerkt elke cadeaubon als een vooruit ontvangen bedrag. Hierdoor ontstaat automatisch de mogelijkheid om via de balans te zien wat de waarde is van alle bonnen die nog in omloop zijn. De inkomsten van deze omzet zal voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting vallen in het jaar waarin het echte product geleverd is. Of in het jaar waarop de geldigheid van de cadeaubon verloopt.
Wanneer toepassen
Deze methode moet gebruikt worden als er een cadeaubon uitgegeven wordt waarbij niet precies bekend is waar deze voor gebruikt wordt en tegen welk btw-tarief.
Als wel vooraf bekend is voor welk product of dienst en tegen welk btw-tarief de bon gebruikt zal worden, moet de single-purpose methode hieronder gebruikt worden.
Let op: Voor webshops is deze methode extra belangrijk. Zeker wanneer er geleverd wordt aan particulieren in de EU waarbij het btw-tarief afhankelijk kan zijn van het land van afname. Hetzelfde geldt voor een ondernemer als klant waarnaar de btw verlegd wordt.
De tussenrekening
Maak via Beheer een extra rekening aan, genaamd Cadeaubonnen
Invoer bij verstrekking / verkoop van de bon
Bij verstrekking van een cadeaubon maakt u een interne overboeking VAN rekening Cadeaubonnen NAAR de rekening waarop u de betaling ontvangt. Meestal de zakelijke bankrekening, of kas. De rekening Cadeaubonnen komt hiermee voor een negatief bedrag op de balans te staan.
Inlevering / verzilvering door de klant
Bij verzilvering van de cadeaubon door uw klant maakt u een verkoopfactuur voor het geleverde product/de dienst, kies het btw-% dat van toepassing is, selecteer bij rekening de rekening: Cadeaubonnen.
Wanneer er nog een bedrag door uw klant is bijbetaald bij inlevering van een cadeaubon, dan maakt u een extra interne overboeking voor dit bedrag VAN Cadeaubonnen NAAR zakelijke rekening (of Kas). De rekening Cadeaubonnen komt nu op nul op de balans te staan of zal voor een lager bedrag negatief op de balans staan als er nog meer Cadeaubonnen in omloop zijn.
Belastingaangifte
Bij de aangifte Inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting vult u het bedrag van de rekening Cadeaubonnen bij Passiva – Kortlopende schulden in en u specificeert dit als Overige kortlopende schulden (overlopende passiva).
Verlopen bonnen
Als de uitgegeven cadeaubon een einddatum heeft en op de einddatum nog niet verzilverd is, met andere woorden: de cadeaubon is verlopen, dan moet u in dit geval een boeking doen om het eerder ontvangen bedrag op die einddatum bij uw winst te tellen. Op dat moment bent u nl. inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting verschuldigd over dit eerder ontvangen bedrag. Maak daarom voor dit bedrag een verkoopfactuur, btw-vrij, selecteer bij rekening de rekening Cadeaubonnen.
De “single purpose” methode
In deze methode wordt de bon direct als omzet verwerkt op het moment van verstrekking van de bon. Let daarbij op dat een cadeaubon (kadobon of voucher) het juist btw-tarief heeft.
Wanneer toepassen
Deze methode moet gebruikt worden als er een cadeaubon uitgegeven wordt waarbij precies bekend is waar deze voor gebruikt wordt. Het product of dienst en het bijbehorende btw-tarief staan bij verstrekking van de bon feitelijk al vast.
Invoer bij verstrekking / verkoop van de bon
Boek nadat de cadeaubon verkocht is de omzet in Acumulus. Maak hiervoor een nieuwe factuur met daarop de cadeaubon en boek deze tegen het geldende btw-tarief. Zet, als er meer producten worden verkocht, deze gewoon op dezelfde factuur.
Inlevering / verzilvering door de klant
Als de cadeaubon ingeleverd wordt door de klant, hoeft er boekhoudkundig niets meer te gebeuren. De bon wordt ingenomen en het product of de dienst wordt uitgereikt.
Belastingaangifte
Er is geen speciale afhandeling nodig omdat de cadeaubonnen met deze methode direct als omzet verwerkt worden.
Verloop van geldigheid
Voor verlopen cadeaubonnen is geen verdere afhandeling nodig.