Kosten voor privé-auto aftrekken

Aftrek #1: Vergoeding per kilometer

Als de rechtsvorm van de onderneming in aanmerking komt voor deze regeling kan dit in Acumulus ingevoerd worden als speciale boeking.

Zie hiervoor het artikel over de kilometervergoeding voor zakelijke kilometers gereden met het privévoertuig.

Aftrek #2: Btw-belaste gebruikskosten gemaakt met de privéauto.

Voor alle gebruikskosten, gemaakt met het privé-voertuig mag een percentage van de btw worden afgetrokken als voorbelasting. Dit geldt voor bijvoorbeeld de btw op kosten aan het privé-voertuig zoals garagekosten, benzinebonnen, laadkosten, vloeistoffen etc. Op verzekeringen zit geen btw.

Deze aftrek is alleen van toepassing op gebruikskosten en niet op de aanschaf.

Normaal gesproken is pas aan het einde van het kalenderjaar duidelijk hoe dit ingevuld kan worden. De aftrek is namelijk op basis van de procentuele verhouding tussen het zakelijke en privé gebruik van het voertuig.

Acumulus heeft hiervoor een speciale boeking beschikbaar via:

• Nieuwe boeking
  • Kosten voor het gebruik van een privé-voertuig invoeren

Hieronder staat verder toegelicht welke spelregels hierop van toepassing zijn en hoe deze speciale boeking maar 1x per jaar nodig is.

Voorwaarden aan kilometeradministratie

We maken in dit artikel onderscheid in 3 verschillende manieren van ritten-registratie.

1. Volledig sluitende rittenadministratie
2. Impliciete ritten-registratie
3. Geen sluitende of impliciete registratie beschikbaar

Volledige sluitende rittenadministratie beschikbaar

Gebruik voor het aftrekbare percentage van de btw de verhouding tussen de zakelijke en privé gereden kilometers over het gehele jaar. Volg hierbij de sluitende kilometeradministratie.

Het percentage zakelijk gereden kilometers is het aftrekbare percentage van de btw.

Impliciete zakelijke kilometeradministratie beschikbaar

De beginstand en eindstand van het kalenderjaar zijn geregistreerd en ook de zakelijke ritten zijn vastgelegd. Gebruik voor het aftrekbare percentage van de btw de verhouding tussen de zakelijke en privé gereden kilometers over het gehele jaar.

Het percentage zakelijk gereden kilometers is het aftrekbare percentage van de btw.

Als er geen ritten-registratie beschikbaar is

Zonder impliciete of sluitende kilometeradministratie kan er gekozen worden om 100% van de btw voor de gebruikskosten van het privé-voertuig af te trekken. Als hiervoor gekozen wordt is het verplicht om voor het desbetreffende jaar een zogenoemde forfaitaire bijtelling voor het privé-gedeelte van de btw op te voeren. Dit percentage is wettelijk bepaald op 1,5% van de cataloguswaarde inclusief btw en BPM van het privé-voertuig.

Let op: Het is aan te bevelen om bij gebrek aan een sluitende of impliciete km-registratie eerst uit te rekenen of het voordelig is om de btw van de gebruikskosten van het privé-voertuig op te voeren. De verplichte forfaitaire bijtelling kan namelijk wel eens zwaarder uitpakken dan de afgetrokken btw.

Woon-werk verkeer

Woon-werk verkeer is voor deze btw-aftrek altijd privé. Gereden kilometers hiervoor mogen dan ook niet als zakelijk aangemerkt worden. Voor de inkomsten-belasting is woon-werkverkeer weer juist wel zakelijk! Dat betekent dat woon-werkkilometers wel meetellen voor de kilometervergoeding! Met werk wordt hier het werk bedoeld dat uitgevoerd wordt voor de onderneming. Niet het werk in eventueel loondienstverband.

Wat valt er onder de btw-belaste gebruikskosten van uw privéauto?

Denk voornamelijk aan brandstof, wasstraat, vloeistoffen en onderhoudskosten, zoals de jaarlijkse Apk-keuring of een onderhoudsbeurt. Op motorrijtuigenbelasting en verzekeringen zit geen btw, hier kunt u in dit verband dus niets mee. Op parkeerkosten zit niet altijd btw. Aan de openbare weg meestal niet, in parkeergarages meestal wel.

Let er goed op dat een bon of rekening netjes op naam staat of op een andere manier aan u gelinkt kan worden. Brandstofbonnen (tankbonnen) dienen in dit geval met een bankpas betaald te worden van uw zakelijke-, of privé-rekening  om geldig te zijn voor aftrek van een gedeelte van de btw.

Als u een tankbeurt contant heeft betaald, kunt u deze niet gebruiken in dit verhaal. Waar u ook niets mee kunt in dit verband zijn bijvoorbeeld het inbouwen van een airco, het aanbrengen van een extra remlicht, spoiler etc. Voor alle duidelijkheid: alles wat in de auto “op gaat” hoort bij de auto op zich en deze is in dit verhaal als privévermogen aangemerkt. De btw die u voor deze onderdelen moet betalen, komen volledig  voor eigen rekening en mag u niet in aftrek brengen.

Kosten betalen van privé- of zakelijke rekening

Omdat het om een privé-voertuig gaat is de bankrekening of betaalmethode die gebruikt wordt belangrijk voor de manier van verwerken in de boekhouding.

Praktische methode met een extra tussenrekening

• Beheer
  • Rekeningen en Kas
    • Maak een nieuwe rekening aan met de naam: “Btw-houdende kosten privéauto”.

Betaling vanaf een prive-rekening

Voor kosten die betaald worden met privé geld is er een privé-storting nodig in de boekhouding. Let wel op met contante betalingen, deze tellen alleen mee als de factuur of bon duidelijk op naam staat.

Als u via uw privérekening btw-houdende kosten voor uw privéauto maakt doet u een privéstorting voor het betaalde bedrag van de kosten incl. btw op de hierboven toegevoegde rekening “Btw-houdende kosten privéauto”;

• Nieuwe boeking
  • Privé-boeking
    • Rekening: “Btw-houdende kosten privéauto”

Zo boekt u het hele jaar al deze kosten op die rekening. Let op dat u geen bedragen boekt waar geen btw op zit, zoals motorrijtuigenbelasting en uw autoverzekering!

Betaling vanaf de zakelijke rekening

Als de gebruikskosten voor het privévoertuig vanaf een zakelijke rekening, of met een zakelijke pas gedaan worden moeten deze als interne overboeking verwerkt worden. Niet als zakelijke uitgave.

Voor deze btw-houdende kosten via uw zakelijke rekening, voor uw privéauto zoals onderhoud of brandstof, maakt u via een interne overboeking (Nieuwe boeking > Speciale Boekingen > Ik wil een bedrag intern overboeken) het bedrag over van uw zakelijke bankrekening naar “BTW-houdende-kosten privéauto”;

• Nieuwe boeking
  • Interne overboeking
    • Van rekening: Zakelijke bankrekening
    • Naar rekening: Btw-houdende kosten privéauto

Het einde van het kalenderjaar

Aan het eind van het jaar is de werkelijke verhouding tussen de gereden kilometers privé en zakelijk bekend.

Maak vervolgens gebruik van de speciale boeking om dit sluitend weg te boeken.

• Nieuwe boeking
  • Speciale boekingen
    • Kosten voor het gebruik van een privé-voertuig invoeren

Maak hier de nodige boeking voor het bedrag met 21% btw met de knop U moet dan het totale bedrag wat er op de rekening “btw-houdende kosten privéauto” staat via deze boeking invoeren. Geef het juiste percentage van de btw, en van de verhouding tussen de zakelijk en privé gereden kilometers aan.

Selecteer als rekening “btw-houdende-kosten privéauto”, zodat hiervan het saldo weer op 0 komt. Het juiste bedrag aan zakelijke btw zal dan volgens de ingevoerde verhouding automatisch bij de laatste btw-aangifte in Acumulus verschijnen.