Financial lease

Methode financial lease

In onderstaande aanpak bekijken we een aantal onderwerpen apart.

Eenmalig:

• Aanmaak speciale rekening
• De aankoop van de auto als investering
• Alvast de btw betalen
• Eventuele inruil van een privéauto
• Eventuele inruil van een zakelijk voertuig
• Eventuele aanbetaling
• Balanscontrole ingevoerde bedragen

Periodiek:

• Boeken van de maandelijkse termijnbedragen
• Jaarcorrectie van rente

Eenmalige opzet en invoer

Het lastige deel van de invoer is gelukkig eenmalig. Onderstaand stappenplan is uitgewerkt om ook dit eenvoudig te maken.

Stap 1: De financial lease als rekening op de balans

Fiscaal gezien is financial lease een lening. Zolang de lening loopt moet deze op de balans terug komen. In Acumulus gaat dat met een speciale rekening.

Maak een speciale rekening aan

• Beheer
  • Rekeningen en kas
    • Voeg hier een nieuwe rekening toe
    • Kies bij IBAN voor een duidelijke naam. Bijvoorbeeld “Financial lease”
    • Kies “Opslaan”

Wijzig het type van de rekening

• Beheer
  • Rekeningen en kas
    • Open de “Financial lease”-rekening
      • Selecteer tabblad “Speciaal”
      • Kies rekening-soort: “Passiva – Overige”
      • Kies “Opslaan”

Stap 2: De aankoop van de auto

Bij de aankoop van de auto zit uiteraard een factuur. Voer deze factuur in als zakelijke uitgave met vermelding van de juiste bedragen, dus aankoopbedrag en btw. Als er op de factuur sprake is van een btw-belast en een btw-vrij deel kan voor “gemengde btw” gekozen worden in het invoerscherm. Markeer de status van de uitgave als “betaald” in combinatie met de werkelijke betaaldatum. Selecteer bij rekening de in stap 1 aangemaakte “Financial lease”-rekening.

Geef in elk geval aan dat het om een investering gaat. Kies voor de aankoop van een nieuwe auto voor een minimale afschrijvingsperiode van 10 jaar. Voor de aankoop van een 2dehands auto minimaal 5 jaar. Zet de restwaarde op 0,-.

• Nieuwe boeking
  • Nieuwe zakelijke uitgave
    • Gemende btw (zie hierboven)
    • Rekening: “Financial lease”-rekening
    • Investering (zie hierboven)

Hiermee zet Acumulus de auto voor u als investering op de balans en berekent automatisch de jaarlijkse afschrijvingen.

• Het voertuig als investering bij activa
• De financial lease als passiva

Stap 3: Wanneer de btw al betaald moet worden

De verkopende partij wil nog wel eens dat het btw-bedrag buiten de financial lease valt en al betaald moet worden. Omdat het volledige bedrag van de factuur in stap 1 als zakelijke uitgave op de financial lease rekening geboekt is, moet voor de betaling van de btw een aparte boeking gemaakt worden.

• Nieuwe boeking
  • Interne overboeking
    • Het bedrag van de btw-betaling aan de verkoper
    • Van de zakelijke rekening
    • Naar de “Financial lease”-rekening

Stap 4: De inruil van een privéauto (indien van toepassing)

De rechtsvorm van de onderneming bepaalt hoe het bedrag dat ontvangen wordt voor de inruil van het privévoertuig moet worden ingevoerd.

Inruil privévoertuig voeren voor ZZP, maatschap of VOF

Voor ondernemingen waarbij de jaarcijfers via de inkomstenbelasting verwerkt worden zoals eenmanszaken, maatschappen en VOF moet worden gekozen voor een privéboeking. Indien bij een VOF of maatschap wordt gewerkt met kapitaalrekeningen, vallen deze onder dezelfde regels als de BV.

Hanteer de betaaldatum als boekdatum en selecteer de in stap 1 aangemaakte “Financial lease”-rekening die gebruikt is voor de uitbetaling of verrekening.

• Nieuwe boeking
  • Privé-boeking
    • BIJ (Let op: niet AF)
    • Rekening: “Financial lease”-rekening

Inruil privévoertuig invoeren voor BV, CV, NV of Coöperatie

Voor ondernemingen waarbij de jaarcijfers via de vennootschapsbelasting verwerkt worden is een interne overboeking nodig. Bijvoorbeeld van de rekening courant DGA, naar de in stap 1 aangemaakte “Financial lease”-rekening. Hanteer de betaaldatum van de boeking als boekdatum voor de interne overboeking.

• Nieuwe boeking
  • Interne overboeking
    • Van de Rekening Courant DGA
    • Naar de “Financial lease”-rekening

Stap 5: De inruil van een zakelijke auto (indien van toepassing)

Wanneer er een zakelijk voertuig is ingeruild moet hiervoor een verkoopfactuur worden opgesteld.

• Nieuwe boeking
  • Nieuwe factuur
    • Stel een nieuwe factuur op met een factuurregel voor het inruilbedrag
    • Hanteer 21% btw indien de auto met btw was gekocht
    • Boek te verkoopfactuur ten gunste van de “Financial lease”-rekening
    • Zet de factuur op betaald

Stap 6: De initiële aanbetaling

Het is niet ongebruikelijk dat de verstrekker van de financial lease verwacht dat de onderneming een aanbetaling doet. Meestal moet deze direct aan het begin betaald worden als voorwaarde van de lening.

• Nieuwe boeking
  • Interne overboeking
    • Bedrag van aanbetaling
    • Van de zakelijke rekening
    • Naar de “Financial lease”-rekening

Stap 7: Tussentijdse controle

Om te zien of alles tot nu toe goed is ingevoerd kan het overzicht van de balans geraadpleegd worden.Als alles toe nu toe goed is ingevoerd

• Overzichten
  • Balans

Aan de rechter kant van de balans, onder passiva zou nu de speciale rekening zichtbaar moeten zijn. Het saldo van de speciale “Financial lease”-rekening zou, na doorloop van bovenstaande stappen gelijk moeten zijn aan het afgesproken bedrag van de financial lease.

Maandelijkse kosten

De geldverstrekker zal normaal gesproken maandelijks een bedrag automatisch afschrijven van de zakelijke rekening. Dit bedrag is eigenlijk een optelsom van 2 bedragen: Een aflossingsdeel en een rentedeel.

Normaal gesproken moeten deze bedragen maandelijks apart geboekt worden. Echter, omdat de verhouding rente en aflossing maandelijks wijzigt is dit in praktijk onnodig veel gedoe.

Een praktische methode is om de gehele maandelijkse afschrijving door de geldverstrekker als interne overboeking te verwerken.

• Nieuwe boeking
  • Interne overboeking
    • Maandbedrag
    • Van de zakelijke rekening
    • Naar de “Financial lease”-rekening

Dit laat zich ook een stuk eenvoudiger automatiseren met transactiefilters.

Het probleem van deze versimpeling is dat het gehele bedrag, het aflossingsdeel en het rentedeel tegen de lening wordt weggestreept. Daarom moet het rentedeel gecorrigeerd worden. De makkelijkste manier is om jaarlijks het amortisatieschema van de geldverstrekker hiervoor te gebruiken. Hierop staat precies aangegeven hoeveel er in het jaar aan rente verrekend is.

Jaarlijkse correctie van betaalde rente

Boek deze rente uit bovenstaande maandkosten aan het einde van het jaar in 1x weg met een zakelijke uitgave. Deze uitgave moet worden geboekt ten laste van de “Financial lease”-rekening.

• Nieuwe boeking
  • Nieuwe zakelijke uitgave
    • Datum: 31 december
    • Gewone factuur
    • Btw-vrij
    • Bedrag: Jaarbedrag rente volgens amortisatieschema
    • Rekening: “Financial lease”-rekening
    • Kostensoort: Rente

Doe deze jaarcorrectie van de rente elk jaar zolang de financial lease loopt.

Einde van de financial lease

Aan het einde van de looptijd is, als het goed is de gehele lening afgelost en alle rente betaald. Afhankelijk van de afgesproken looptijd staat de auto nog wel op de balans maar is de balanswaarde van de speciale “Financial lease”-rekening teruggebracht naar 0,-.

De afsluitende afbetaling

Het kan zijn dat er afgesproken is dat aan het einde in 1x een restbedrag moet worden afbetaald. Dit gaat hetzelfde als stap 5 in de opzet, alleen dan voor een afronding.

• Nieuwe boeking
  • Interne overboeking
    • Bedrag van aanbetaling
    • Van de zakelijke rekening
    • Naar de “Financial lease”-rekening

Deactiveren speciale rekening

Als op de balans de speciale rekening op 0,- staat en het contract met de lening is uitgediend is het niet langer nodig om de speciale rekening actief te houden. De rekening kan dan als niet actief gemarkeerd worden.

• Beheer
  • Rekeningen en kas
    • Open de “Financial lease”-rekening
      • Markeer de rekening als niet actief
      • Kies “Opslaan”

De rekening zal dan in perioden waarin deze niet langer relevant is ook niet meer op de balans terugkomen.