Kosten automatisch verwerken

Automatisch kosten verwerken met een transactiefilter

Acumulus kan automatisch bankmutaties verwerken. Met een transactiefilter is het mogelijk om terugkerende kosten, zoals abonnementen of verzekeringen zonder handwerk automatisch te laten verwerken.

Stap 1: Start een nieuw filter voor de terugkerende kosten

• Beheer
  • Automatisch boeken met Cecilia
    • Knop: Transactiefilter toevoegen
      • Naam: Bijvoorbeeld “Telefoonabonnement Provider”
      • Rekening: Selecteer de rekening waarvan het bedrag wordt afgeschreven.
      • Type: Zakelijke uitgave
      • Knop: Opslaan

In deze opzet gaan we er van uit dat de kosten (grotendeels) zakelijk zijn.

Als zojuist de actie hierboven uitgevoerd is wordt het filter aangemaakt en zal direct openen. In de volgende stap worden de instellingen van het filter uitgebreid en aangegeven met filterregels wat de voorwaarden zijn

Extra instellingen van het filter

De basis-instellingen zoals de omschrijving, rekening en het filtertype zijn gekozen. Vul de instellingen nu aan door de voor de onderneming relevante keuzes te maken bij deze kosten.

• Filterstatus: Niet actief
  
  Het is mogelijk om het filter direct als actief te markeren. Echter om veiligheidsredenen is het netter om met een filter te starten dat pas aan het eind van het aanmaken geactiveerd wordt.
  
  
• Methode: Automatisch verwerken
  
  Er kan ook gekozen worden voor “Akkoord geven vereist”, hiermee zal het filter gewoon werken zoals verwacht maar kan handmatig een eindcontrole gedaan worden op de automatische verwerking. Vanuit de bankmutaties wordt het dan via het filter-symbool mogelijk om te zien wat het filter gaat doen. Vanuit daar kan dan met 1 druk op de knop alsnog het filter uitgevoerd worden op alle transacties die hierop van toepassing zijn.
  
  
• Leverancier: Selecteer leverancier (optioneel)
• Factuurdatum: Automatisch
• Factuurtype: Selecteer het juiste type. Kies gewone factuur bij twijfel
• BTW-tarief: Kies het bijbehorende tarief
  
  Kies btw-vrij als de onderneming vrijgesteld is van btw.
  
  
• Kostenplaats: Selecteer de gewenste kostenplaats
• Kostensoort: Kies wat het beste past bij de terugkerende kosten.
  
  Bijvoorbeeld: “Contributie en abonnementen”, “Telefoon en Internet” of “Reclame en advertenties”. Probeer altijd “Diversen” te vermijden.
  
  
• Rekening: Normaal gesproken dezelfde rekening als eerder gekozen
• Status: Automatisch
• Betaaldatum: Automatisch
• Privé-percentage (indien beschikbaar voor de rechtsvorm): Kies een percentage voor het privé-gebruik of vul 0 als er geen sprake is van privé-gebruik.

Kies “Opslaan”, of ga direct hieronder verder.

Stap 2: Voeg voorwaarden in de vorm van filterregels toe aan het filter

Door regels toe te voegen aan het filter wordt aangegeven aan welke voorwaarde of voorwaarden de transactie moet voldoen om automatisch verwerkt te worden.

Ter illustratie voegen we nu een paar filterregels toe. Meestal zijn twee regels voldoende. Let wel op dat er voor automatische ver

Eerste voorwaarde: Trefwoord

• Open het hierboven aangemaakte filter
• Kies onderin voor “Filter-regel toevoegen”
  • Type: trefwoord
  • Operator: Moet voorkomen
  • Trefwoord: Kies iets dat voorkomt in de melding van de bank in de transactie.
    
    Dit kan de naam van de dienstverlener of leverancier zijn, maar ook een lidmaatschapsnummer of andere omschrijving. Belangrijk is dat dit normaal gesproken een vast onderdeel uit de omschrijving van de banktransactie moet zijn.
    
    
• Knop: Opslaan

Tweede voorwaarde: Bedrag

• Open het hierboven aangemaakte filter
• Kies onderin voor “Filter-regel toevoegen”
  • Type: bedrag
  • Operator: Kies “Gelijk aan”
    
    Door voor “Gelijk aan” te kiezen zal de banktransactie precies overeen moeten komen met het ingevulde bedrag. Dit is extra handig als normaal gesproken het bedrag vast staat. Het valt ook extra goed op als een leverancier zomaar de kosten wijzigt.
    
    Als het bedrag fluctueert, en niet altijd hetzelfde is kan er gekozen worden voor “Vanaf” of “Tot en met”. Extra verstandig kan het zijn om voor zowel “Vanaf” als “Tot en met” een aparte filterregel
    
    
  • Bedrag: Vul het bedrag in dat van toepassing is. Kies “AF”.
  • Opmerking: Eventueel een eigen notitie.
• Knop: Opslaan

Stap 3: Activeer het filter

Nu het filter is ingesteld en de voorwaarden in de vorm van filterregel zijn toegevoegd kan het filter geactiveerd worden. Open het filter en kies voor:

• Filterstatus: Actief
• Knop: Opslaan

Bovenstaande aanpak is in algemene zin goed toe te passen op elke vorm van zakelijke kosten. In dit voorbeeld is aangegeven hoe dit voor abonnementskosten verwerkt kan worden, maar door creatief te zijn met het trefwoord, het bedrag en de kostensoort is gebruik vrijwel onbeperkt.