Speciaal voor VOF en Maatschap

Bepaal de methode voor aangifte inkomstenbelasting (IB)

In tegenstelling tot de aangifte omzetbelasting (waar de aangifte als gehele VOF of Maatschap wordt gedaan) moet de aangifte IB voor elke vennoot met zijn eigen BSN gedaan worden. In het ondernemersgedeelte kan na de keuze van ondernemingsvorm (samenwerkingsverband) gekozen worden voor:

• Aangifte op persoonlijk niveau
• Aangifte als samenwerkingsverband

Optie 1: IB-aangifte als samenwerkingsverband

De meest eenvoudige oplossing. Hierbij kunnen beide vennoten namelijk de gegevens van de jaarrekening 1 op 1 overnemen en later in de aangifte een specificatie per vennoot aangeven.

Bij het invullen als ‘samenwerkingsverband’ komt er na het invoeren van de activa en passiva in de aangifte een scherm dat ‘specificatie samenwerkingsverband’ heet. Dit scherm bestaat uit een onderdeel ‘Kapitaalaandeel in het samenwerkingsverband’: hier vult u bij de vennoot zijn/haar kapitaal in, zowel voor het boekjaar, als voor het einde van vorig boekjaar. Het andere onderdeel van dit scherm heet ‘winstaandeel in het samenwerkingsverband. Ook hier komt er later nog een scherm waarin u privé-onttrekkingen en/of privé-stortingen kunt aangeven.

Voordeel aangifte als samenwerkingsverband

Het voordeel van deze methode is dat het sterk vereenvoudigd is.

Nadeel aangifte als samenwerkingsverband

Het nadeel is dat de onderlinge verhoudingen tussen de vennoten minder duidelijk afgetekend zijn. Aan het einde van het boekjaar zal met wat minder scherpte een verdeling gemaakt worden.

Syllabus

Het klinkt misschien lastig, maar tijdens de aangifte is, zeker in combinatie met onze gratis syllabus meestal alles vrij duidelijk.

Optie 2: IB-aangifte op persoonlijk niveau

In dit geval doet elke vennoot aangifte voor haar/zijn deel van de onderneming. De verlies- en winstrekening wordt op kostenplaats gefilterd zodat iedere vennoot kan precies zien wat de eigen winst is.

De balans kan niet in Acumulus gefilterd worden wat betekent dat dit handmatig gedaan dient te worden. Wanneer de verdeling bijvoorbeeld 50/50 is, hanteren beide vennoten de bedragen van de balans gedeeld door twee. In de jaarrekening die Acumulus uitdraait zijn dan de waarden in bijlage #4 onderhevig aan de afgesproken verdeelsleutel.

Bij een duidelijke verdeling is dit niet complex, maar wanneer de vennoten bijvoorbeeld eigen investeringen hebben gedaan vraagt dit iets meer handwerk om zo ook het eventuele investeringsvoordeel netjes te verdelen.

De kapitaalvergelijking

Belangrijk om te weten is dat wat er gedurende het jaar is opgenomen niets zegt over het aandeel in de winst. De gehele winst volgens de “Verlies & Winstrekening” moet worden toebedeeld aan de vennoten. Hoe deze verdeling precies moet zijn wordt aan het einde van het boekjaar berekend en geboekt via zogenaamde “Kapitaalrekeningen”. Op deze kapitaalrekeningen is dan voor elke vennoot precies zichtbaar op welke deel van de winst deze vennoot recht heeft, en hoeveel daarvan al is opgenomen.

Voordeel aangifte op persoonlijk niveau

Het voordeel is dat er een hoge mate van nauwkeurigheid kan worden bereikt. Dit is vooral zinvol wanneer de vennoten niet alles volgens een vaste verhouding uitvoeren, maar verschillend werken met wisselende bijdragen aan de VOF of het Maatschap.

Wanneer ook eigen investeringen gedaan worden die bij een specifieke vennoot horen is dit echter de meest veilige methode.

Nadeel aangifte op persoonlijk niveau

Het nadeel is dat deze aanpak iets meer discipline vereist en in het begin bij het opzetten wat extra klikwerk.

Syllabus

Het klinkt misschien lastig, maar tijdens de aangifte is, zeker in combinatie met onze gratis syllabus meestal alles vrij duidelijk.

Afspraken om onderling te maken

Een aantal eenvoudige afspraken kunnen elke VOF goed ondersteunen.

• De arbeidsvergoeding

Bepaal hoe en welke bedragen er gebruikt worden om arbeidsvergoedingen uit te betalen. Dit kan in een simpele vorm, door bijvoorbeeld kapitaal in een bepaalde verhouding aan de vennoten uit te betalen. Of wellicht past een vastgesteld uurloon vermenigvuldigd met het aantal gewerkte uren beter bij de VOF.

• Restant van de jaarlijkse winst of het verlies

Aan het eind van het boekjaar is er altijd sprake van winst of verlies in de onderneming. Bepaal onderling hoe je daarmee omgaat. Dit kan in een vaste verhouding waarbij elke vennoot een gelijk deel heeft, of bijvoorbeeld in dezelfde verhouding als de arbeidsvergoeding. Doe dat wat bij de actualiteit van de VOF past.

• De onderlinge verdeling van de in eventuele investeringsaftrek

Dezelfde aanpak als bij de arbeidsvergoeding en/of de afwikkeling van winst of verlies is van toepassing op het voordeel van eventuele investeringsaftrek.

Voorbereiding – Bij aangifte op persoonlijk niveau

Een deel van onderstaande stappen kan inmiddels al geautomatiseerd zijn uitgevoerd. Bijvoorbeeld als bij de opstart-wizard van Acumulus is aangegeven dat het een VOF of Maatschap betreft en wie de vennoten zijn.

Maak voor elke vennoot een eigen rekening aan

• Beheer
  • Rekeningen en kas
    • Knop: Rekening toevoegen

Geef de rekening een duidelijke naam. Bijvoorbeeld “Kapitaalrekening Naam Vennoot”. Gebruik hiervoor het IBAN/Rekening invulveld.

Wijzig het rekeningtype

Als de rekening is toegevoegd moet deze opnieuw geopend worden om het rekeningtype te wijzigen.

• Beheer
  • Rekeningen en kas
    • Open de zojuist toegevoegde rekening
      • Tabblad: Speciaal
        • Rekening-soort: Passiva Eigen Vermogen

Door de soort te wijzigen zal deze als kapitaalrekening op de juiste plek op de balans verschijnen.

Maak voor elke vennoot een eigen kostenplaats aan

• Beheer
  • Kostenplaatsen
    • Knop: Kostenplaats toevoegen

Geef de kostenplaats een duidelijke naam. Gebruikelijk is om de naam van de vennoot te gebruiken. Het is praktisch om de kostenplaats “Algemeen” te behouden en voor elke vennoot een kostenplaats toe te voegen.

Maak voor elke vennoot een aparte relatie aan

Een aparte relatie voor elke vennoot maakt bepaalde boekingen gewoon erg praktisch.

• Relaties
  • Knop: Relatie toevoegen

Aanmelden bij de belastingdienst

De VOF is verplicht om de btw-aangifte (aangifte omzetbelasting). Hiervoor moet de VOF zich aanmelden bij de belastingdienst en hiervan twee belangrijke nummers ontvangen

• Btw-nummer
• RSIN-nummer

Zodra deze nummers ontvangen zijn kan e-Herkenning aangevraagd worden. Met e-Herkenning kan vervolgens worden ingelogd bij de belastingdienst om aangiften te doen.

Aangifte omzetbelasting (OB)

De VOF heeft een eigen btw-nummer in tegenstelling tot een eenmanszaak waarbij het BSN als basis geldt voor het btw-nummer. Voor de aangifte omzetbelasting moeten de cijfers uit het overzicht omzetbelasting gebruikt worden zonder deze op kostenplaats te filteren.

Voor de belastingdienst is het immers alleen van belang dat de VOF aangifte omzetbelasting doet.

• Overzichten
  • Aangifte omzetbelasting en BTW
    • Selecteer de juiste aangifte-periode
    • Selecteer: Alle kostenplaatsen

Gebruik vervolgens e-Herkenning om in te loggen bij de belastingdienst, en neem eenvoudigweg de cijfers uit het overzicht over.

Acumulus jaarrekening voor de VOF

Als alle controles gedaan zijn kan de VOF gewoon de ingebouwde jaarrekening in Acumulus gebruiken. Deze complete jaarrekening is het kerndocument voor een succesvolle jaarafsluiting.

• Overzichten
  • Jaarrekening
    • Download uitgebreide jaarrekening voor IB-aangifte

Voor een VOF is het extra belangrijk dat de waarden op bijlage #4 van de jaarrekening met de privé-onttrekkingen goed opgesteld zijn of ingevuld worden. De getallen in deze bijlage moeten in de afgesproken verhouding tussen de vennoten verdeeld worden in de aangifte.

Voorbeelden van invoer in Acumulus bij aangifte op persoonlijk niveau

Hieronder een aantal situaties die voor een VOF of Maatschap op een specifieke manier moeten worden ingevoerd.

Inleg van kapitaal door een vennoot

Als er geld vanaf een privé-rekening wordt gestort op de zakelijke rekening van de VOF of het Maatschap moet dit als een interne overboeking ingevoerd worden.

• Nieuwe boeking
  • Interne overboeking
    • Van: Kapitaalrekening vennoot
    • Naar: Zakelijke rekening VOF of Maatschap

Opname van geld door een vennoot

Geldopname door een vennoot voor privédoeleinden is precies andersom dan de inleg.

• Nieuwe boeking
  • Interne overboeking
    • Van: Kapitaalrekening vennoot
    • Naar: Zakelijke rekening VOF of Maatschap

Kilometervergoeding

Belangrijk is dat voor gebruik van de kilometervergoeding de gewone zakelijke uitgave gebruikt wordt.

• Nieuwe boeking
  • Zakelijke uitgave
    • Btw-tarief: Btw-vrij
    • Kostenplaats: Algemeen
    • Kostensoort: Kilometervergoeding
    • Rekening: Kapitaalrekening vennoot

Kies de zakelijke rekening van de VOF of Maatschap wanneer het bedrag daadwerkelijk overgemaakt wordt aan de vennoot. [*]

Zakelijke kosten die aan een bepaalde vennoot worden toegerekend

Het gaat hierbij om betalingen van de zakelijke rekening van VOF of Maatschap. Gebruik de reguliere zakelijke uitgave, maar zorg dat de kostenplaats voor de specifieke vennoot wordt geselecteerd.

• Nieuwe boeking
  • Zakelijke uitgave
    • Kostenplaats: Venoot
    • Rekening: Zakelijke rekening VOF of Maatschap

Zakelijke kosten met een verplicht privé-aandeel (representatie en verteer)

Een uitgave met een verplicht privédeel is bijvoorbeeld de aankoop van een broodje. De belastingdienst stelt dat een los broodje voor consumptie nooit volledig zakelijk is. Eten en drinken doet iemand immers elke dag. Om deze reden wordt er gesproken van zogenaamde “Gemengde kosten”.

Binnen Acumulus kunnen deze gemengde kosten automatisch gecorrigeerd worden naar een zakelijk deel en een privé-deel.

Voor een VOF of Maatschap is het echter belangrijk dat de correctie van de gemengde kosten uitgeschakeld blijft. De werkelijke correctie hiervan wordt namelijk aan het einde van het jaar gedaan.

Laat de optie dus uitgevinkt en gebruik het scherm verder als een normale zakelijke uitgave. Eventueel met de kostenplaats van de desbetreffende vennoot.

Zakelijke kosten die met privégelden betaald zijn

• Nieuwe boeking
  • Zakelijke uitgave
    • Kostenplaats: Algemeen
    • Rekening: Kapitaalrekening Vennoot

Privé-kosten van een vennoot betaald van de zakelijke rekening

• Nieuwe boeking
  • Interne overboeking
    • Van: Zakelijke rekening VOF of Maatschap
    • Naar: Kaptiaalrekening Vennoot

Als deze privékosten op meerdere vennoten van toepassing zijn moet het bedrag gesplitst worden en in meerdere interne overboekingen worden opgedeeld. Gebruik dan voor elke interne overboeking de kapitaalrekening van de desbetreffende vennoot.