Kostenplaatsen

Wanneer extra kostenplaatsen?

Naast de standaard kostenplaats “Algemeen” is het mogelijk om vanuit de beheer-omgeving van Acumulus extra kostenplaatsen aan te maken. Normaal gesproken is de filosofie om het simpel te houden, maar er zijn wel degelijk redenen om extra kostenplaatsen aan te maken.

Een aparte kostenplaats voor elke vennoot

Wanneer er binnen de onderneming gewerkt wordt door verschillende vennoten kan het verstandig zijn om extra kostenplaatsen aan te maken.

Kies dan bijvoorbeeld voor:

• Algemeen
• Richard
• Marianne

De kostenplaats “Algemeen” vertegenwoordigt de gezamenlijke inkomsten en uitgaven van Richard en Marianne volgens een vaste, afgesproken verhouding. Bijvoorbeeld 50/50 of 35/65. Wanneer de verhouding niet 50/50 is raden we aan om de kostensoort “Algemeen” te hernoemen naar:

• Algemeen (Richard 35% / Marianne 65%)
• Richard (100%)
• Marianne (100%)

Stel dat Richard en Marianne beiden een nieuwe laptop nodig hebben. Ze kunnen dan afspreken om twee laptops te kopen van de zakelijke rekening en de kosten te verdelen volgens de vaste verhouding. Beide laptops worden dan geboekt op:

• Algemeen (Richard 35% / Marianne 65%)

Echter, het kan natuurlijk voorkomen dat Richard graag een heel hippe en dure laptop wil, maar Marianne een eenvoudige laptop goed genoeg vindt. In dit geval is het verstandiger om de aankopen apart te doen en elk op de eigen kostenplaats te boeken. Hiermee wordt gedoe tussen de vennoten onderling voorkomen en is altijd inzichtelijk wie welke kosten of inkomsten gemaakt heeft.

Een aparte kostenplaats voor elk bedrijfsvoertuig of auto

Als er binnen de onderneming meerdere zakelijke voertuigen actief zijn is het verstandig om voor elk van deze voertuigen een aparte kostenplaats te maken. Dit is met name belangrijk voor de bijtelling van het voertuig. Voorkom onnodige extra bijtelling door de autokosten hiervan per auto te splitsen.

Maak hiervoor aparte kostenplaatsen eventueel voorzien van kenteken. Bijvoorbeeld:

• Volkswagen 04-XYZ-2
• Peugot Z-678-RR

Door de kosten voor de verschillende auto’s nu op de desbetreffende kostenplaatst te boeken zal Acumulus altijd rekening houden met de gekozen kostenplaats in de berekening van de bijtellingen.

Aparte kostenplaatsen voor verschillende handelsactiviteiten

Het kan extra leuk zijn om goed inzicht te hebben in de prestatie van de verschillende bedrijfsonderdelen. Denk bijvoorbeeld aan verschillende verkoopkanalen of gebruik van meerdere handelsnamen.

Voor de verschillende activiteiten is het boekhoudkundig lang niet altijd nodig om aparte kostenplaatsen op te zetten. Voor de BTW en jaaraangifte wordt alles bij elkaar geveegd en kijkt de fiscus naar de onderneming als geheel. Echter, voor de ondernemer zelf kan het juist interessant zijn welk bedrijfsonderdeel goed of minder goed werkt.

Verschillende kostenplaatsen kunnen dan uitkomst bieden bij meerdere fysieke winkels of webshops. Of als de ondernemingsactiviteiten bestaan uit een reeks met consultancy-gerelateerde activiteiten in combinatie met productie en verkoop van goederen. Verkopen en uitgaven boeken op de juiste kostenplaats maakt omzet en kosten goed filterbaar.

Aparte kostenplaatsen combineren met zakelijke rekeningen

Stel dat er net als in bovenstaand voorbeeld 3 kostenplaatsen zijn aangemaakt:

• Algemeen (Richard 35% / Marianne 65%)
• Richard (100%)
• Marianne (100%)

Scheiding van de gelden

Dan kan het handig zijn om ook met 3 zakelijke rekeningen te werken. Niet verplicht en wellicht onnodige kosten, maar om duidelijk te maken hoe de scheiding loopt gaan we in dit voorbeeld van 3 rekeningen uit.

• NL12BANK0123456780 (Richard 35% / Marianne 65%)
• NL33BANK0144445555 (Richard 100%)
• NL66BANK0177778888 Marianne (Marianne 100%)

Het voordeel van de hiervan is dat het geld op bankrekeningen duidelijk is gescheiden. Stel dat er 5000,- euro op de algemene NL12BANK0123456780 (Richard 35% / Marianne 65%) staat. Dan is dit voor 65% eigendom van Marianne en voor 35% van Richard. Wanneer er een gezamenlijke aankoop wordt betaald van deze rekening, dan betaalt Marianne automatisch 65% en Richard 35%.

Als er te weinig op de gezamenlijke rekening staat, en er dient bijvoorbeeld 1000 euro bijgestort te worden, dan stort Marianne 650 euro en Richard 350 euro. Dat kan van de eigen zakelijke rekeningen van Marianne en Richard in Acumulus (Interne overboeking) of van een privérekening (Privé-boeking).

Alles wat op de eigen rekening (niet de privérekening maar de eigen toegewezen 100% zakelijke rekening) van Richard staat, is van Richard. Alles op de eigen rekening in Acumulus van Marianne, is van Marianne.

Bij een VOF is het aan te raden voor elke kostenplaats een aparte bankrekening te hebben.

Voor grotere bedrijven is het gebruikelijk om bijvoorbeeld voor elke afdeling een aparte kostenplaats te maken:

• Directie
• Personeelszaken
• Financiële zaken
• etc.

Als kleine ondernemer met een eenmanszaak hebt u waarschijnlijk genoeg aan 1 kostenplaats voor alle kosten en verkopen.