Inhoudsopgave
- 1 De situatie rond Peppol en facturatie aan de Nederlandse overheid
- 2 Is Peppol verplicht voor facturatie aan de Nederlandse overheid?
- 3 Hoe moet je een e-factuur indienen bij de overheid?
- 4 Conclusie
- 5 Acumulus en gestructureerd XML / UBL
- 6 Belangrijk onderscheid eFactuur en PDF
- 7 Voor wie geldt de plicht voor e-Factuur?
- 8 Samengevat
- 9 Aanvullende informatie en bronnen
De situatie rond Peppol en facturatie aan de Nederlandse overheid
Per 1 januari 2030 wordt het versturen en ontvangen van e-facturen verplicht voor ondernemers die zaken doen met klanten of leveranciers in andere EU-landen. Meer daarover in ons artikel over VIDA 2030.
Hieronder leggen we uit wat de actuele situatie is.
Het ligt allemaal wat genuanceerder dan vaak wordt gezegd. Hier is de actuele, op bronnen gecontroleerde uitleg.
Is Peppol verplicht voor facturatie aan de Nederlandse overheid?
Het korte antwoord
Nee — Peppol is niet verplicht om een factuur aan de overheid te sturen.
Er zijn meerdere manieren om elektronische facturen in te dienen, en het leveranciersportaal is er één van. https://ondernemersplein.overheid.nl/wetten-en-regels/een-e-factuur-versturen-naar-de-overheid/
Wat wél verplicht is
Als je een e-factuur (gestructureerd elektronisch factuurformaat) naar de overheid stuurt, moet deze voldoen aan de Europese standaard EN-16931: De Europese Commissie over “eInvoicing in The Netherlands”
Met andere woorden: Een gestructureerd UBL- of vergelijkbaar XML-formaat kunnen aanleveren zoals beschikbaar in Acumulus.
Hoe moet je een e-factuur indienen bij de overheid?
Er zijn meerdere toegestane kanalen:
Optie #1: Gebruik het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid
Je kunt handmatig een e-factuur invoeren via het leveranciersportaal. Ze accepteren het gestructureerd UBL-XML-e-factuurbestand van Acumulus via de portal.
Meer hierover op: https://ondernemersplein.overheid.nl/wetten-en-regels/een-e-factuur-versturen-naar-de-overheid/
Optie #2: Via het Peppol-netwerk
Dit is een geautomatiseerde methode, vooral praktisch als je veel facturen stuurt naar de overheid of software wilt integreren. Deze facturen worden over het algemeen in SI-UBL 2.0 formaat aangeleverd.
De overheid en veel organisaties zijn hiermee verbonden.Peppol
Optie #3: Andere e-facturatie-systemen / gateways
Bv. Digipoort waarbij UBL-OHNL en SETU (HR-XML) of serviceproviders die de e-factuur doorsturen naar de juiste ontvangende overheidspartij. bron: The Invoicing Hub
Conclusie
Je kunt dus zonder Peppol een geldig elektronisch factuurbestand indienen. Ook bij de overheid maar niet met alleen een PDF vanuit je mailbox. Voor echt e-factureren moet het in het juiste gestructureerde formaat en via een erkende inzendmethode gebeuren. Zoals ook vermeld op ondernemersplein.overheid.nl
Peppol is één van de manieren om een e-factuur in te dienen, maar niet de enige. Het leveranciersportaal is een alternatief dat door de rijksoverheid wordt ondersteund en waarvoor je geen Peppol-verbinding nodig hebt
Acumulus en gestructureerd XML / UBL
Acumulus biedt al vele jaren UBL aan. Kwestie van aanvinken. UBL is het standaard formaat voor e-Facturatie in Nederland. Bedrijven die leveren aan Nederlandse overheden en semi-overheden kunnen facturen direct in UBL aanleveren of zich registreren in het portaal van de overheid en daar de facturen in aanleveren.
Ons artikel over Peppol, EN-16931, facturatie binnen de EUin het kader van het beoogde VIDA 1 jan 2030
Peppol en VIDA – e-facturatie verplicht in heel Europa vanaf 2030
Aanmelden voor het leveranciersportaal van de overheid
Dit kan via: https://leveranciersportaal.rijksinkopen.nl/
Belangrijk onderscheid eFactuur en PDF
PDF-factuur
Een PDF is gewoon een digitaal document. Het is geen officiële e-factuur volgens de EU-standaard EN-16931 en wordt niet gezien als een elektronische e-factuur in het kader van de e-facturatieverplichting.
E-factuur
Een e-factuur is gestructureerde XML volgens de EN-16931 standaard. Dit kan via het Peppol-netwerk, het leveranciersportaal of een andere erkende gateway worden verstuurd. Het wordt ook gewoon als bijlage aan email toegevoegd. European Commission
Voor wie geldt de plicht voor e-Factuur?
e-Factuur wel verplicht voor B2G (Business-to-Government)
Je moet e-Factuur kunnen leveren aan de overheid in een gestructureerd formaat (EN-16931). Peppol is één van de manieren, maar niet verplicht en niet nodig als je bijvoorbeeld het leveranciersportaal gebruikt.
Niet verplicht voor B2B (Business-to-Business)
E-facturatie en/of het gebruik van Peppol is vrijwillig. Of deze e-Facturen nu via het Peppol-netwerk, als gestructureerd UBL-bestand als bijlage per email, of via een ander communicatiekanaal. Uiteraard tenzij uitzondering van contractueel anders afgesproken zaken.
Er zijn wel beleidsadviezen en stimulering richting Peppol door de Nederlandse Peppolautoriteit, maar géén harde algemene wettelijke plicht voor álle leveranciers.
Samengevat
| Situatie | Peppol verplicht? |
|---|---|
| Facturen aan overheid (e-factuur)** | Nee, een gestructureerde eFactuur in UBL-formaat is wel verplicht |
| via Leveranciersportaal | Nee |
| via Peppol-netwerk | Nee, maar binnen het Peppol-netwerk is Peppol BIS 3.0 de standaard |
| B2B e-facturatie | Nee, hooguit vrijwillig |
Aanvullende informatie en bronnen
Tot slot: Voor Peppol blijven we onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om goed aangesloten te zijn als daar de formele plichten voor ontstaan voor Nederlandse ondernemers en gebruikers van Acumulus.
Facturen en de overheid