Acumulus

Extra naslag uit oude handleiding

Acumulus » Kosten » Overlopende kosten

Overlopende kosten

Bij overlopende kosten is er sprake van twee mogelijke situaties:

Kosten in huidig jaar, bedoeld voor volgend jaar

Er zijn kosten gemaakt/betaald in het huidige boekjaar en de factuur hiervan valt ook in het huidige boekjaar. Echter, de kosten hebben betrekking op activiteiten in het volgende boekjaar en horen eigenlijk daar thuis. We spreken dan van overlopende activa, ook wel vooruitbetaalde bedragen.

Kosten in huidig jaar, maar factuur in volgend jaar

Als er kosten zijn gemaakt in het huidige boekjaar, maar de inkoopfactuur is nog niet ontvangen dan is er sprake van overlopende passiva. Ook wel nog te betalen bedragen.

Omzet verschuiven

Bovenstaand kan uiteraard ook van toepassing zijn op verkopen. Hanteer dan dezelfde aanpak, maar ga uit van uitgaande facturen in plaats van kosten. De uitleg op deze pagina en het voorbeeld gaat echter uit van overlopende kosten. Voor verschoven omzet is een aparte gedetailleerde uitleg beschikbaar. Hierin staan de verschillende situaties voor verschoven omzet uiteengezet

Overlopende activa – Vooruitbetaalde bedragen

Als er sprake is van overlopende activa kan dit als zodanig worden vastgelegd. Er zijn kosten gemaakt/betaald in het af te sluiten boekjaar terwijl deze kosten betrekking hebben op een volgend boekjaar. Ofwel vooruitbetaalde bedragen.

Maak hiervoor eerst een speciale rekening aan.

Rekening voor overlopende activa aanmaken

  • Beheer
    • Rekeningen en kas
      • Knop: Rekening toevoegen
        • IBAN of rekening: Overlopende Activa (of Vooruitbetaalde bedragen)
        • Knop: Opslaan

Open hierna de toegevoegde rekening en wijzig de rekening-soort

  • Beheer
    • Rekeningen en kas
      • Selecteer: Overlopende Activa (of Vooruitbetaalde bedragen)
        • Tabblad: Speciaal
          • Rekening-soort: Activa Overige
          • Knop: Opslaan

Inkoopfactuur inboeken

De factuur die ontvangen is moet op de normale manier in Acumulus ingevoerd worden. Met andere woorden, gebruik de werkelijke factuurdatum en betaaldatum bij de invoer.

Kosten in volgend boekjaar zetten

Om de kosten in het volgende boekjaar te plaatsen moet in Acumulus eerst een negatieve zakelijke uitgave ingevoerd worden.

Stap #1 Negatieve uitgave in huidige boekjaar

Een negatieve uitgave is een gewone uitgave, maar dan met een min-bedrag. Hanteer de volgende regels:

  • Kies als factuurdatum 31 december
  • Zet de btw op btw-vrij
  • Negatief bedrag (min-teken)
  • Kies de kostensoort die van toepassing is
  • Selecteer de hierboven aangemaakte rekening ‘Overlopende Activa / Vooruitbetaalde bedragen’ (overlopende activa)
  • Zet de status op ‘betaald’
  • Kies als betaaldatum 31 december

Het gevolg van deze boeking is dat in de Verlies- en Winstrekening de kosten negatief vermeld staan en op de balans staat een bedrag op de rekening ‘Vooruitbetaalde bedragen’.

Stap #2 Gewone uitgave in volgende boekjaar

Op 1 januari van het volgende boekjaar boekt u dezelfde zakelijke uitgave, maar dan zonder min er voor, dus voor een positief bedrag. Hanteer de volgende regels:

  • Kies als factuurdatum 1 januari
  • Zet de btw op btw-vrij
  • Positief bedrag
  • Kies de kostensoort die van toepassing is
  • Selecteer de hierboven aangemaakte rekening ‘Overlopende Activa / Vooruitbetaalde bedragen’ (overlopende activa)
  • Zet de status op ‘betaald’
  • Kies als betaaldatum 1 januari

Als deze boeking ook opgeslagen wordt is er voor gezorgd dat de kosten in het juiste, volgende boekjaar vermeld staan.

Vergeet het beginsaldo niet

De rekening ‘Overlopende Activa / Vooruitbetaalde bedragen’ kan gezien worden als een gewone bankrekening. Net als met gewone rekeningen moet hiervoor op 1 januari het beginsaldo voor ingevoerd worden. In het geval van Overlopende activa – Vooruitbetaalde bedragen gaat het om een “bij” van het bedrag op deze rekening.

Overlopende passiva – Nog te betalen bedragen

Als er sprake is van overlopende passiva kan dit als zodanig worden vastgelegd. Het gaat dan om kosten die horen bij het huidige jaar, maar waarvoor de inkoopfactuur in het daarop volgende jaar ontvangen is of nog verwacht wordt.

Maak hiervoor eerst een speciale rekening aan.

Rekening voor overlopende passiva aanmaken

  • Beheer
    • Rekeningen en kas
      • Knop: Rekening toevoegen
        • IBAN of rekening: Overlopende Passiva (of nog te betalen bedragen)
        • Knop: Opslaan

Open hierna de toegevoegde rekening en wijzig de rekening-soort

  • Beheer
    • Rekeningen en kas
      • Selecteer: Overlopende Passiva (of nog te betalen bedragen)
        • Tabblad: Speciaal
          • Rekening-soort: Passiva Overige
          • Knop: Opslaan

Kosten in het huidige jaar opnemen

Om de kosten in het gewenste boekjaar te zetten moet dit in Acumulus verwerkt worden met een zakelijke uitgave.

Stap #1 Zakelijke uitgave in huidige boekjaar

Hanteer de volgende uitgangspunten:

  • Kies als factuurdatum 31 december
  • Zet de btw op btw-vrij
  • Positief bedrag
  • Kies de kostensoort die van toepassing is
  • Selecteer de hierboven aangemaakte rekening ‘Overlopende Passiva / Nog te betalen bedragen’ (overlopende passiva)
  • Zet de status op ‘betaald’
  • Kies als betaaldatum 31 december

Na het opslaan worden de kosten in de Verlies- en Winstrekening de kosten vermeld in het gewenste boekjaar. Ook op de balans komen ze terug met een negatief bedrag op de overlopende passiva rekening ‘Nog te betalen bedragen’.

Stap #2 Negatieve zakelijke uitgave in volgende boekjaar

Op 1 januari van het volgende boekjaar boekt u dezelfde zakelijke uitgave, maar dan met een negatief bedrag, dus met een min er voor.

Hanteer hiervoor de volgende uitgangspunten:

  • Kies als factuurdatum 1 januari
  • Zet de btw op btw-vrij
  • Negatief bedrag (min-teken)
  • Kies de kostensoort die van toepassing is
  • Selecteer de hierboven aangemaakte rekening ‘Overlopende Passiva / Nog te betalen bedragen’ (overlopende passiva)
  • Zet de status op ‘betaald’
  • Kies als betaaldatum 1 januari

Op deze manier heeft u er voor gezorgd dat de kosten die u al in het vorige boekjaar heeft verwerkt, niet per ongeluk opnieuw in het huidige boekjaar komen. In de Verlies- en Winstrekening ziet u nu een negatief bedrag staan, maar dit wordt weer rechtgetrokken door de factuur die u nog moet ontvangen en boeken in de loop van het boekjaar.

Vergeet het beginsaldo niet

De rekening ‘Overlopende Passiva / Nog te ontvangen bedragen’ kan gezien worden als een gewone bankrekening. Net als met gewone rekeningen moet hiervoor op 1 januari het beginsaldo voor ingevoerd worden, gelijk aan het bedrag op de rekening op 31 december van het jaar er voor. In het geval van Overlopende passiva – Nog te ontvangen bedragen gaat het om een “af” van het bedrag op deze rekening dat bij de invoer van het beginsaldo kan worden opgegeven.

Als u nu de factuur voor de verwachte kosten ontvangt kunt u deze op de normale wijze in Acumulus boeken.

Inkoopfacturen toepassen voor een ander tijdvak binnen hetzelfde jaar

Als u facturen die u op een eerder of later tijdstip ontvangt in de Verlies- en Winstrekening wilt toerekenen aan een andere periode, dan kunt u op dezelfde manier als bovenstaand werken. Kies dan alleen bij de eerste boeking voor de laatste dag van een maand/kwartaal en bij de tweede boeking voor de eerste dag van de volgende periode. Let op: u maakt dus in totaal 3 boekingen, de derde boeking is de boeking van de factuur op de factuurdatum (of van de bankmutatie) zodat de btw correct verwerkt wordt en de betaling van de zakelijke rekening geboekt kan worden.

Verschuiven van omzet naar een andere periode

Een andere voorkomende memoriaalboeking (memoriaal) betreft het boeken van vooruit ontvangen bedragen/nog te ontvangen bedragen. Het gaat dan om dezelfde methode als hierboven, maar voor verkoop-facturen. Hierin wordt de omzet verschoven naar een ander jaar of andere periode. Meer hierover op de aparte pagina over vooruit en achteraf ontvangen bedragen.