Overlopende kosten

Dit artikel helpt bij het invoeren van overlopende kosten in de boekhouding.We gaan hierbij uit van twee situaties.

Situatie 1 – Overlopende Activa:

De kosten en factuur vallen in het huidige jaar, maar de ingebruikname is pas in het daarop volgende kalenderjaar.

Er zijn kosten gemaakt/betaald in het huidige boekjaar en de factuur hiervan valt ook in het huidige boekjaar. Echter, de kosten hebben betrekking op activiteiten in het volgende boekjaar en horen eigenlijk daar thuis. We spreken dan van overlopende activa, ook wel vooruitbetaalde bedragen.
Situatie 2 – Overlopende Passiva:

De kosten en de ingebruikname zijn in het huidige jaar, maar de inkoopfactuur wordt pas in het daarop volgende jaar ontvangen.

Als er kosten zijn gemaakt in het huidige boekjaar, maar de inkoopfactuur is nog niet ontvangen dan is er sprake van overlopende passiva. Ook wel nog te betalen bedragen.

Omzet verschuiven

Bovenstaand kan uiteraard ook van toepassing zijn op verkopen. Hanteer dan dezelfde aanpak, maar ga uit van uitgaande facturen in plaats van kosten. De uitleg op deze pagina en het voorbeeld gaat echter uit van overlopende kosten. Voor verschoven omzet is een aparte gedetailleerde uitleg beschikbaar. Hierin staan de verschillende situaties voor verschoven omzet uiteengezet

Situatie 1: Kosten en factuur in huidig jaar, ingebruikname in volgend jaar

Er zijn kosten gemaakt/betaald in het huidige boekjaar en de factuur hiervan valt ook in het huidige boekjaar. Echter, de kosten hebben betrekking op activiteiten in het volgende boekjaar en horen eigenlijk daar thuis. We spreken dan van overlopende activa, ook wel vooruitbetaalde bedragen.

Overlopende activa – Vooruitbetaalde bedragen

Er zijn kosten gemaakt/betaald in het af te sluiten boekjaar terwijl deze kosten betrekking hebben op een volgend boekjaar. Ook wel vooruitbetaalde bedragen.

Maak hiervoor eerst een speciale rekening aan.

Rekening voor overlopende activa aanmaken

Beheer
- Rekeningen en kas
  - Knop: Rekening toevoegen
    - IBAN of rekening: Overlopende Activa
    - Toelichting: Vooruitbetaalde bedragen
    - Knop: Opslaan

Open hierna de toegevoegde rekening en wijzig de rekening-soort

Beheer
- Rekeningen en kas
  - Selecteer: Overlopende Activa – Vooruitbetaalde bedragen
    - Tabblad: Speciaal
      - Rekening-soort: Activa Overige
      - Knop: Opslaan

Inkoopfactuur inboeken

De factuur die ontvangen is, moet op de normale manier in Acumulus ingevoerd worden. Met andere woorden: gebruik de werkelijke factuurdatum en betaaldatum bij de invoer.

Kosten in volgend boekjaar zetten

Om de kosten in het volgende boekjaar te plaatsen, moet in Acumulus eerst een negatieve zakelijke uitgave zonder btw ingevoerd worden in het huidige boekjaar.

Stap #1 – Negatieve uitgave in huidige boekjaar

Een negatieve uitgave is een gewone uitgave maar dan met een min-bedrag. Hanteer de volgende regels:

Factuurdatum: 31 december van het huidige jaar
Zet de btw op btw-vrij zodanig dat alleen het bedrag exclusief btw overblijft
Negatief bedrag (min-teken)
Kies de kostensoort die van toepassing is
Rekening: Overlopende Activa – Vooruitbetaalde bedragen
Betaaldatum 31 december van het huidige jaar
Status: Betaald

Het gevolg van deze boeking is dat in de Verlies- en Winstrekening de kosten negatief vermeld staan en op de balans staat een bedrag op de rekening ‘Overlopende Activa – Vooruitbetaalde bedragen’.

Stap #2 – Vergeet het beginsaldo niet

De rekening ‘Overlopende Activa / Vooruitbetaalde bedragen’ kan voor het inboeken van het beginsaldo gezien worden als een gewone bankrekening. Net als met gewone rekeningen moet hiervoor op 1 januari het beginsaldo ingevoerd worden. In het geval van Overlopende activa – Vooruitbetaalde bedragen gaat het om een “bij” van het bedrag op deze rekening.

Raadpleeg de balans van het oude jaar. Neem het bedrag over dat vermeld staat bij de rekening voor Overlopende Activa. Maak voor dit bedrag een beginsaldo-boeking.

Nieuwe boeking
- Beginsaldo
  - Kies voor een activa-rekening bij een positief rekeningsaldo, voor: Bij (positief startsaldo)
  - Kies voor een activa-rekening bij een negatief rekeningsaldo, voor: Af (negatief startsaldo)
  - Kies 1 januari van het nieuwe jaar als datum
  - Vul het bedrag in zonder minteken
  - Selecteer de rekening Overlopende Activa – Vooruitbetaalde bedragen
  - Markeer als betaald
  - Knop: Opslaan

Stap #3 – Zakelijke uitgave zonder btw in volgende boekjaar

Op 1 januari van het volgende boekjaar boekt u dezelfde zakelijke uitgave, maar dan zonder min er voor, dus voor een positief bedrag. Hanteer de volgende regels:

Kies als factuurdatum 1 januari van het volgende boekjaar
Zet de btw op btw-vrij zodanig dat alleen het bedrag exclusief btw overblijft
Positief bedrag
Kies de kostensoort die van toepassing is
Rekening: Overlopende Activa – Vooruitbetaalde bedragen
Status: Betaald
Betaaldatum: 1 januari van het volgende boekjaar

Als deze boeking opgeslagen wordt, is er voor gezorgd dat de kosten in het juiste volgende boekjaar vermeld staan. Het saldo van de rekening “Overlopende Activa – Vooruitbetaalde bedragen” dient in het nieuwe jaar op 1 januari op 0,- te eindigen.

Situatie 2: Ingebruikname in huidig jaar, factuur in volgend jaar

Als er iets in gebruik is genomen in het huidige boekjaar maar de inkoopfactuur is nog niet ontvangen, dan is er sprake van overlopende passiva. Ook wel nog te betalen bedragen.

Rekening voor overlopende passiva aanmaken

Beheer
- Rekeningen en kas
  - Knop: Rekening toevoegen
    - IBAN of rekening: Overlopende Passiva
    - Toelichting: Te betalen bedragen
    - Knop: Opslaan

Open hierna de toegevoegde rekening en wijzig de rekening-soort

Beheer
- Rekeningen en kas
  - Selecteer: Overlopende Passiva – Nog te betalen bedragen
    - Tabblad: Speciaal
      - Rekening-soort: Passiva Overige
      - Knop: Opslaan

Kosten in het huidige jaar opnemen

Om de kosten in het huidige boekjaar te zetten, moet dit in Acumulus verwerkt worden met een zakelijke uitgave.

Stap #1 – Zakelijke uitgave in huidige boekjaar

Maak een nieuwe zakelijke uitgave volgens onderstaande opzet.

Nieuwe boeking
- Zakelijke uitgave
  - Factuurdatum: 31 december huidig boekjaar
  - Zet de btw op btw-vrij zodanig dat alleen het bedrag exclusief btw overblijft
  - Positief bedrag
  - Kies de kostensoort die van toepassing is
  - Rekening: Overlopende Passiva – Nog te betalen bedragen
  - Betaaldatum: 31 december huidig boekjaar
  - Status: Betaald

Na het opslaan worden de kosten in de Verlies- en Winstrekening de kosten vermeld in het gewenste boekjaar. Ook op de balans komen ze terug op de rekening voor Overlopende passiva – Nog te betalen bedragen.

Stap #2 – Vergeet het beginsaldo niet

De rekening ‘Overlopende Passiva – Nog te betalen bedragen’ kan voor het inboeken van het beginsaldo gezien worden als een gewone bankrekening. Net als met gewone rekeningen moet hiervoor op 1 januari het beginsaldo ingevoerd worden dat aansluit met het eindsaldo op 31 december van het jaar ervoor. In het geval van Overlopende Passiva – Nog te betalen bedragen gaat het om een “AF” van het bedrag op deze rekening.

Raadpleeg de balans van het oude jaar. Neem het bedrag over dat vermeld staat bij de rekening voor Overlopende Passiva – Nog te betalen bedragen. Maak voor dit bedrag een beginsaldo-boeking.

Nieuwe boeking
- Beginsaldo
  - Kies voor een passiva-rekening bij een positief rekeningsaldo, voor: AF (positief startsaldo)
  - Kies voor een passiva-rekening bij een negatief rekeningsaldo, voor: BIJ (negatief startsaldo)
  - Kies 1 januari van het nieuwe jaar als datum
  - Vul het bedrag in zonder minteken
  - Selecteer de rekening Overlopende Passiva – Nog te betalen bedragen
  - Markeer als betaald
  - Knop: Opslaan

Stap #3 – Negatieve zakelijke uitgave in volgende boekjaar

Op 1 januari van het volgende boekjaar boekt u dezelfde zakelijke uitgave, maar dan met een negatief bedrag, dus met een min er voor.

Hanteer hiervoor de volgende stelregels:

Kies als factuurdatum 1 januari
Zet de btw op btw-vrij zodanig dat alleen het bedrag exclusief btw overblijft
Negatief bedrag (min-teken)
Kies de kostensoort die van toepassing is
Selecteer de hierboven aangemaakte rekening ‘Overlopende Passiva – Nog te betalen bedragen’
Zet de status op ‘betaald’
Kies als betaaldatum 1 januari

Op deze manier heeft u er voor gezorgd dat de kosten die u al in het vorige boekjaar heeft verwerkt, weer worden gecorrigeerd in het nieuwe jaar. In de Verlies- en Winstrekening ziet u nu een negatief bedrag staan, maar dit wordt weer rechtgetrokken door de factuur die u nog moet ontvangen en boeken in de loop van het boekjaar.

Ontvangst van de werkelijke factuur

Als u nu de factuur voor de verwachte kosten ontvangt, kunt u deze op de normale wijze in Acumulus boeken.

Inkoopfacturen toepassen voor een ander tijdvak binnen hetzelfde jaar

Als u in het ongebruikelijke geval facturen die u op een eerder of later tijdstip ontvangt in de Verlies- en Winstrekening wilt toerekenen aan een andere periode, dan kunt u op dezelfde manier als bovenstaand werken.

Kies dan alleen bij de eerste boeking voor de laatste dag van een maand/kwartaal en bij de tweede boeking voor de eerste dag van de volgende periode. Let op: u maakt dus in totaal 3 boekingen, de derde boeking is de boeking van de factuur op de factuurdatum (of van de bankmutatie) zodat de btw correct verwerkt wordt en de betaling van de zakelijke rekening geboekt kan worden.

Verschuiven van omzet naar een andere periode

Een andere voorkomende memoriaalboeking (memoriaal) betreft het boeken van vooruit ontvangen bedragen/nog te ontvangen bedragen. Het gaat dan om dezelfde methode als hierboven, maar voor verkoop-facturen. Hierin wordt de omzet verschoven naar een ander jaar of andere periode. Meer hierover op de aparte pagina over vooruit en achteraf ontvangen bedragen.