Wanneer een administratie niet langer nodig is

Wettelijke bewaarplicht

Het is de verantwoordelijkheid van de ondernemer om te voldoen aan de wettelijke fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat de gegevens, afhankelijk van de rechtsvorm, normaal gesproken 7 tot 10 jaar beschikbaar moeten zijn.

Contractduur en beëindiging

Na de minimale contractperiode van 12 maanden kan op elk moment het contract worden opgezegd. Houd rekening met een opzegtermijn van één maand. Wanneer het account is beëindigd, zijn de gegevens niet meer toegankelijk tenzij er toestemming wordt gegeven om de gegevens door Acumulus te laten bewaren

Bij zowel de permanente beëindiging of de bevriezing van de administratie, moet de opzegging gedaan worden door de beheerder van de administratie. Opzegging verloopt altijd vanuit Acumulus zelf en kan vanuit de beheeromgeving bij contractgegevens. Hier kan ook aangegeven worden of de gegevens wel of niet moeten worden bewaard door Acumulus.

Zelf bewaren of gegevens bevriezen

Voldoen aan de wettelijk bewaarplicht kan uiteraard door alle informatie te downloaden en zelf op te slaan. Een alternatief is om Acumulus deze de gegevens uit de administratie voor langere tijd te bewaren. Dit kan tegen een geringe vergoeding van €2,95 excl. btw per maand. Hiermee blijft Acumulus in de bekende vorm de data inzichtelijk houden, maar verdere wijzigingen zijn niet langer mogelijk.

Gegevens bevriezen bij opzegging

Acumulus biedt de mogelijkheid om de administratie in een zogenaamd alleen-lezen account om te zetten. Dit is eenvoudig aan te geven bij de opzegging. Normaal gesproken rekent Acumulus hier 2,95 excl btw per maand voor, maar in overleg kan dit ook per jaar of over een langere periode afgekocht worden. Extra handig mocht bijvoorbeeld ook de zakelijke rekening opgezegd worden.

Door gebruik te maken van de bevriezing, hoeft verder niets handmatig geëxporteerd en bewaard te worden. Geen verdere zorgen over opslag en de bewaarplicht en altijd de historische gegevens beschikbaar. Gewoon in de vorm die bekend is.

Zelf de gegevens exporteren en bewaren

Als een alleen-lezen administrie toch niet voldoet aan de wensen is het verstandig om alle data te exporteren en zelf te bewaren. Hiervoor zijn wel een aantal handelingen noodzakelijk.

BELANGRIJK: Exporteer minimaal voor elk kalenderjaar waarop de bewaarplicht van toepassing is onderstaande informatie:

Jaarrekening

• Uitgebreide jaarrekening voor de IB-aangifte
• Gewone jaarrekening
• Brugstaat RGS XML
• Volledige verlies- en winstrekening als tekstdocument en als spreadsheet
• Het grootboek als tekstdocument en als spreadsheet

Belastingen en aangiften

• Overzicht van aangifte omzetbelasting, uitgesplitst per aangifteperiode
• Overzicht van aangifte Europese omzetbelasting, uitgesplitst per aangifteperiode
• Export van ICP-opgave uit de aangifte omzetbelasting, uitgesplitst per aangifteperiode
• Overzicht van aangifte overige buitenlandse omzetbelasting, uitgesplitst per aangifteperiode

Verkopen, inkopen en omzet

• Alle uitgaande facturen uit het overzicht facturen naar klanten (eventueel in 1x als verzamel-bestand)
• Overzicht verkopen als spreadsheet
• Overzicht van facturen van leveranciers

Documenten en bestanden

• Alle verzamelbestanden uit het overzicht van documenten en bestanden
• Knop: Deelbetaling registreren

Banksaldi

• Voor elke rekening het volledige saldo-overzicht

Niet wettelijk verplicht, wel praktisch

Daarnaast kan het fijn zijn om een aantal andere zaken goed te bewaren. Onderstaand is niet wettelijk verplicht, maar kan praktisch zijn bij een eventuele boekencontrole om context te hebben.

• Export van alle memo’s
• Gegevens bij project en urenadministratie
• Zakelijke relaties als spreadsheet
• Alle producten en diensten als spreadsheet

Eerder opzeggen bij bedrijfsbeëindiging

Bij bedrijfsbeëindiging kan een kortere opzegtermijn worden gehanteerd. Stuur in dat geval een kopie van het uitschrijfbewijs van de KVK per mail naar klantenservice@acumulus.nl of per post naar:

SIEL BV
T.a.v. administratie Acumulus
Rouwkooplaan 5
2251AP Voorschoten

Goed om te weten

Houd er rekening mee dat de abonnementskosten altijd achteraf worden geïncasseerd waardoor de laatste incasso zal plaatsvinden ná de einddatum.

Abonnementskosten voor een heel jaar vooruitbetaald

Zijn de abonnementskosten voor een heel jaar vooruitbetaald? Dan ontvangt u 5% korting op het abonnement. Als het contract in datzelfde jaar word opgezegd, keert Acumulus een restitutie uit van het teveel betaalde abonnementsgeld, waarbij rekening wordt gehouden met het opzegtermijn.

Moment van gegevensvernietiging

Het komt weleens voor dat een klant niet de juiste uitdraai heeft opgeslagen voordat het contract werd beëindigd. Wellicht zijn gegevens kwijt geraakt of besluit de klant toch om weer verder te gaan met Acumulus. Daarom worden de gegevens nog enkele maanden na opzegging bewaard. Wanneer klanten binnen deze periode opnieuw bij hun gegevens willen, vragen wij simpelweg om het abonnementsgeld met terugwerkende kracht over te maken.

Als bij opzegging expliciet wordt aangegeven dat de gegevens direct en onherroepelijk verwijdert moeten worden, worden de gegevens ook daadwerkelijk direct en onherroepelijk verwijderd.