Acumulus

huidige v3 handleiding

Acumulus » Beveiliging » Extra veilig bestanden delen

Extra veilig bestanden delen

U kunt vanuit Acumulus documenten en bestanden veilig aanbieden aan derden conform de privacy-bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming / General Data Protection Regulation (AVG/GDPR)

Door in Acumulus een bestand op te nemen kan deze een speciale link + 2FA gedeeld worden iemand anders. Lees hier hoe dit werkt in Acumulus en hoe je kunt bepalen wie en hoe vaak het bestand gedownload mag worden.

Bestand aan Acumulus toevoegen

In Acumulus kunnen op drie verschillende wijzen documenten worden toegevoegd:

  1. Als algemeen bestand
  2. Als bijlage bij een boeking
  3. Toegevoegd aan een relatie

Optie 1: Document aan boeking toevoegen

Open het scherm van de boeking in een willekeurig overzicht en selecteer het 2e tabblad. Op dit tabblad is een knop beschikbaar waarmee het bestand kan worden toegevoegd.

  • Open de boeking waar het bestand bij past
    • Selecteer het 2e tabblad
      • Knop: Documentbeheer
      • Selecteer een document om toe te voegen
      • Knop: Upload naar boeking

Optie 2: Document aan relatie toevoegen

Open het algemene gegevens-scherm van de relatie en kies het tabblad met het document-icoon. Kies vervolgens voor documentbeheer.

  • Open de relatie waar het bestand bij past
    • Selecteer het tabblad met het document-icoon
      • Knop: Documenten beheren
      • Selecteer een document om toe te voegen
      • Knop: Upload naar relatie

Optie 3: Algemeen document toevoegen

Algemene documenten kunnen via een eigen overzicht beheerd worden.

  • Overzichten
    • Documenten en bestanden
      • Knop: Algemene bestanden toevoegen, bewerken en delen
        • Blader indien nodig naar onderin de pagina
        • Selecteer een document om toe te voegen
        • Knop: Upload naar documenten

Toegevoegd bestand delen met derde partij

Wanneer een document is geüpload, kan het gedeeld worden. In deze context leggen we uit hoe met een derde, externe partij gedeeld kan worden.

Vink “Actief” aan op de documentregel onder de kolom “Extern”.

Zelf de voorwaarden bepalen

Zodra, zoals hierboven “Actief” aangevinkt wordt verschijnt een nieuw klein scherm. Hierin kan je zelf bepalen onder welke voorwaarden je het bestand deelt.

De beschikbare voorwaarden zijn:

  1. De startdatum (vanaf wanneer kan het bestand worden gedownload)
  2. De einddatum (tot wanneer kan het bestand worden gedownload)
  3. Het maximaal aantal downloads (standaard = 1)
  4. Een teller die aangeeft hoe vaak het bestand inmiddels is gedownload

Gevolgd door een knop: “Extern delen activeren”. Zodra op deze knop geklikt wordt verschijnen twee nieuwe gegevens bij het bestand in het overzicht:

  1. De speciale download-link onder het bestand als extra regel;
  2. Een documentcode welke dient als wachtwoord.

Met de combinatie van de twee bovenstaande, de download-link en de documentcode kan de download plaats vinden.

Best practice

  • Zet het aantal downloads standaard op 1.
  • Geef een beperkte downloadperiode op.
  • Verstuur de download-link en het wachtwoord nooit tegelijk
  • Verstuur de download-link en het wachtwoord nooit met de dezelfde methode.

    Verstuur de link bijvoorbeeld per email en de documentcode per SMS of telefoon.