Vooruit en achteraf ontvangen bedragen

Vier mogelijke situaties

Er zijn vier situaties hieronder uiteengezet waarbij er administratief afwijkend gehandeld moet worden.

Situatie	Verkoopfactuur	Omzet	Betaling factuur
A	2025	2025	2026
B	2025	2026
C	2026	2026	2025
D	2026	2025

Situatie A – Te ontvangen bedragen

De verkoopfactuur is verstuurd en de omzet hoort ook bij het jaar van de factuurdatum. De betaling van de factuur is echter pas in een volgend boekjaar.

Situatie A – Verwerking

Het is niet nodig om hier ingewikkeld mee om te gaan. Acumulus zal automatisch de factuur als openstaande debiteur op de balans zetten. Zodra de factuur betaald wordt, hoeft alleen maar de betaalstatus en de betaaldatum bijgewerkt worden.

Situatie B – Te verplaatsen omzet naar een volgend jaar

De factuur is verstuurd in een boekjaar, maar de omzet en prestatie die hier tegenover staan, horen eigenlijk bij een daarop volgend jaar. Hierbij is het de bedoeling om de omzet exclusief btw te verplaatsen naar een volgend jaar.

Omdat de factuur al verzonden is, maar de omzet/prestatie nog geleverd moet worden, is er sprake van alvast/vooruit ontvangen bedragen. In boekhoudtermen spreken we dan van overlopende passiva.

Situatie B – Rekening voor overlopende passiva aanmaken

Gebruik onderstaande aanpak als deze rekening nog niet aangemaakt of beschikbaar is.

• Beheer
  • Rekeningen en kas
    • Knop: Rekening toevoegen
      • IBAN of rekening: Overlopende Passiva
      • Toelichting: Te verplaatsen omzet
      • Knop: Opslaan

Open hierna de hierboven toegevoegde rekening en wijzig de rekening-soort.

• Beheer
  • Rekeningen en kas
    • Selecteer: Overlopende Passiva – Te verplaatsen omzet
      • Tabblad: Speciaal
        • Rekening-soort: Passiva Overige
        • Knop: Opslaan

Situatie B – Verwerking

De factuur is verzonden in het oude jaar maar omdat de omzet eigenlijk bij een ander/volgend kalenderjaar hoort, moet de omzet exclusief btw uit het factuurjaar gehaald worden en in het volgende boekjaar gezet worden. Hiervoor genereren we twee nieuwe facturen.

Situatie B – Omzet uit factuurjaar halen

U opent de boeking van de verstuurde factuur en kiest links onderin bij de opties voor “kopieer deze factuur credit”. U kunt zelf kiezen voor een apart, herkenbaar factuurnummer maar u kunt ook hetzelfde nummer gebruiken als de oorspronkelijke factuur. In het scherm dat nu geopend wordt, moet de nieuwe factuur aangepast worden.

Positieve bedragen zullen nu als negatief vermeld worden en andersom. Dit is juist en hoeft niet aangepast te worden. Wel moet de btw er uit gehaald worden.

• Zet de datum op 31 december van het jaar van de originele factuur
• Klik elke factuurregel aan en wijzig het btw-tarief naar btw-vrij
• Selecteer de rekening: Overlopende Passiva
• Betaalstatus: Betaald
• Betaaldatum: 31 december van het jaar van de originele factuur
• Sla deze nieuwe factuur op

Zodra deze factuur is opgeslagen, verschijnt het factuurbedrag exclusief btw op de balans bij Overige passiva, rekening Overlopende Passiva.

Deze creditfactuur verstuurt u niet! Deze factuur is alleen bedoeld om de omzet (zonder de btw) uit het factuurjaar te halen.

Situatie B – Beginsaldo

Raadpleeg de balans van het oude jaar. Neem het bedrag over dat vermeld staat bij de rekening voor Overlopende Passiva. Maak voor dit bedrag een beginsaldo-boeking en let daarbij in het bijzonder op de toepassing bij een positieve of negatief rekeningsaldo.

• Nieuwe boeking
  • Beginsaldo
    • Kies voor een passiva-rekening bij een positief rekeningsaldo, voor: Af (negatief startsaldo)
    • Kies voor een passiva-rekening bij een negatief rekeningsaldo, voor: Bij (positief startsaldo)
    • Kies 1 januari van het nieuwe jaar als datum
    • Vul het bedrag in zonder minteken
    • Selecteer de rekening Overlopende Passiva – Te verplaatsen omzet
    • Markeer als betaald
    • Knop: Opslaan

Situatie B – Omzet in volgend jaar plaatsen

Open de hierboven aangemaakte creditfactuurboeking en kies links onderin bij de opties voor “kopieer deze factuur credit“. Kies wederom voor een apart, herkenbaar factuurnummer, bijvoorbeeld hetzelfde nummer als de oorspronkelijke factuur. In het scherm dat nu geopend wordt, moet deze nieuwe factuur op een specifieke manier opgeslagen worden:

Als het goed is, staan de originele positieve bedragen nu wederom als positief vermeld. Hetzelfde zal gelden voor eventuele negatieve bedragen.

• Zet de datum op 1 januari van het jaar waarbij de omzet hoort
• Selecteer de rekening: Overlopende Passiva – Te verplaatsen omzet
• Betaalstatus: Betaald
• Betaaldatum: 1 januari van het jaar waarbij de omzet hoort
• Sla deze nieuwe factuur op

Ook deze factuur moet niet verstuurd worden. Deze is alleen bedoeld om de omzet in het volgende jaar te plaatsen. Als het goed is, zal hiermee het saldo “Overlopende Passiva” op de balans van het jaar waar de omzet bij hoort, op 0 uitkomen.

Situatie C – Vooruit-ontvangen bedragen

Er is een betaling ontvangen in een boekjaar. Echter de prestatie, omzet en de factuur die hierbij horen, zijn pas in een daaropvolgend jaar verricht en uitgereikt. In boekhoudtermen spreken we dan van overlopende passiva. Ook hier dient een speciale rekening voor deze overlopende passiva aangemaakt te worden.

Situatie C – Rekening voor overlopende passiva aanmaken

Gebruik onderstaande aanpak als deze rekening nog niet aangemaakt of beschikbaar is.

• Beheer
  • Rekeningen en kas
    • Knop: Rekening toevoegen
      • IBAN of rekening: Overlopende Passiva
      • Toelichting: Vooruit-ontvangen bedragen
      • Knop: Opslaan

Open hierna de hierboven toegevoegde rekening en wijzig de soort.

• Beheer
  • Rekeningen en kas
    • Selecteer: Overlopende Passiva – Vooruit-ontvangen bedragen
      • Tabblad: Speciaal
        • Rekening-soort: Passiva Overige
        • Knop: Opslaan

Situatie C – Verwerking

Bij ontvangst van de betaling maakt u een nieuwe boeking. Gebruik hiervoor de interne overboeking.

• Nieuwe boeking
  • Interne overboeking
    • Van rekening: Overlopende Passiva – Vooruit-ontvangen bedragen
    • Naar rekening: Zakelijke rekening waarop het bedrag ontvangen is
    • Datum: Gelijk aan datum ontvangst bedrag
    • Knop: Opslaan

Situatie C – Beginsaldo

Let er wel op dat de rekening met overlopende activa als een gewone rekening gezien moet worden. Net als gewone bankrekeningen moet ook voor deze rekening een beginsaldo opgevoerd worden aan het begin van het nieuwe jaar.

• Nieuwe boeking
  • Beginsaldo
    • Kies voor een passiva-rekening bij een positief rekeningsaldo, voor: Af (negatief startsaldo)
    • Kies voor een passiva-rekening bij een negatief rekeningsaldo, voor: Bij (positief startsaldo)
    • Kies 1 januari van het nieuwe jaar als datum
    • Vul het bedrag in zonder minteken
    • Selecteer de rekening Overlopende Passiva – Vooruit-ontvangen bedragen
    • Markeer als betaald
    • Knop: Opslaan

Situatie C – Factuur

De overeengekomen diensten/goederen zijn geleverd en ondanks dat de klant al betaald heeft, is er nu sprake van omzet. De factuur kan dus opgesteld worden en verrekend worden met de vooruit-ontvangen bedragen.

Maak een normale factuur voor de klant. Deze factuur kan verstuurd worden (in het nieuwe kalenderjaar) en moet als betaald gemarkeerd worden. Hanteer de volgende regels:

• Datum: Datum van verzending factuur
• Betaaldatum: Datum van verzending factuur
• Status: Betaald
• Rekening: Overlopende Passiva – Voorruit-ontvangen bedragen

Omdat de factuurdatum in het nieuwe boekjaar valt, zal de omzet ook voor dit jaar meetellen.

Situatie D – Te verplaatsen omzet uit een volgend jaar

De omzet en prestatie zijn verricht in een boekjaar, maar de bijbehorende factuur wordt pas het daarop volgende jaar uitgereikt. Ook de betaling komt op zijn vroegst pas in het volgende boekjaar. Hierbij is het de bedoeling om de omzet exclusief btw te verplaatsen uit een volgend jaar naar het huidige jaar.

In boekhoudtermen spreken we van nog te ontvangen bedragen c.q. overlopende activa.

Situatie D – Rekening voor overlopende activa aanmaken

Gebruik onderstaande aanpak als deze rekening nog niet aangemaakt of beschikbaar is.

• Beheer
  • Rekeningen en kas
    • Knop: Rekening toevoegen
      • IBAN of rekening: Overlopende Activa
      • Toelichting: Te verplaatsen omzet
      • Knop: Opslaan

Open hierna de hierboven toegevoegde rekening en wijzig de rekening-soort.

• Beheer
  • Rekeningen en kas
    • Selecteer: Overlopende Activa – Te verplaatsen omzet
      • Tabblad: Speciaal
        • Rekening-soort: Activa Overige
        • Knop: Opslaan

Situatie D – Verwerking – Omzet naar voren halen

Bepaal hoeveel omzet er uit het komende boekjaar naar voren gehaald moet worden. Maak vervolgens een nieuwe factuur aan met een herkenbaar factuurnummer voor deze omzet. Hanteer hierbij het volgende:

• Factuurdatum: 31 december van het jaar waarin de omzet hoort
• Betaaldatum: 31 december van het jaar waarin de omzet hoort
• Status: Betaald
• Rekening: Overlopende Activa – Te verplaatsen omzet
• Bedrag: De bepaalde omzet exclusief btw
• Btw-tarief: Btw-vrij

Sla deze factuur op maar verstuur deze niet! Deze factuur is enkel administratief en zorgt voor een verschuiving van de omzet.

Situatie D – Beginsaldo

Raadpleeg de balans van het oude jaar. Neem het bedrag over dat vermeld staat bij de rekening voor Overlopende Activa. Maak voor dit bedrag een beginsaldo-boeking.

• Nieuwe boeking
  • Beginsaldo
    • Kies voor een activa-rekening bij een positief rekeningsaldo, voor: Bij (positief startsaldo)
    • Kies voor een activa-rekening bij een negatief rekeningsaldo, voor: Af (negatief startsaldo)
    • Kies 1 januari van het nieuwe jaar als datum
    • Vul het bedrag in zonder minteken
    • Selecteer de rekening Overlopende Activa – Te verplaatsen omzet
    • Markeer als betaald
    • Knop: Opslaan

Situatie D – Naar voren gehaalde omzet corrigeren

Omdat (een deel) van de omzet naar voren is verplaatst, moet deze gecorrigeerd worden in het jaar waarin deze daadwerkelijk wordt gefactureerd.

Open daarom de factuur waarmee de omzet naar voren gehaald is en kies links onderin bij de opties voor: “Kopieer deze factuur credit”. U kan vervolgens zelf kiezen voor een apart, herkenbaar factuurnummer maar u kan ook hetzelfde nummer gebruiken van de oorspronkelijke factuur. 

Pas daarnaast ook onderstaande regels toe:

• Factuurdatum: 1 januari van het nieuwe boekjaar
• Betaaldatum: 1 januari van het nieuwe boekjaar
• Betaalstatus: Betaald
• Rekening: Overlopende Activa – Te verplaatsen omzet
• Bedrag: Gelijk aan het oorspronkelijk verplaatste omzetbedrag
• Btw-tarief: Btw-vrij

Ook deze factuur moet niet verstuurd worden. Deze is alleen bedoeld om de omzet in het volgende jaar te plaatsen. Als het goed is, zal hiermee het saldo “Overlopende Activa” op de balans van het nieuwe jaar op 1 januari op 0 uitkomen.

Situatie D – Factuur

U maakt een normale factuur aan voor de klant en verstuurt deze op het overeengekomen moment tegen de (uiteindelijk) afgesproken omzet. Hanteer het reguliere btw-tarief en verwerk de factuur verder zoals gebruikelijk.