Vooruit en achteraf ontvangen bedragen

Vier mogelijke situaties

Er zijn vier situaties hieronder uiteengezet waarbij er administratief afwijkend gehandeld moet worden.

Situatie	Verkoopfactuur	Omzet	Betaling factuur
A	2025	2025	2026
B	2025	2026
C	2026	2026	2025
D	2026	2025

Situatie A – Te ontvangen bedragen

De verkoopfactuur is verstuurd en de omzet hoort ook bij het jaar van de factuurdatum. De betaling van de factuur is echter pas in een volgend boekjaar.

Situatie A – Verwerking

Het is niet nodig om hier ingewikkeld mee om te gaan. Acumulus zal automatisch de factuur als openstaande debiteur op de balans zetten. Zodra de factuur betaald wordt hoeft alleen maar de betaalstatus en de betaaldatum bijgewerkt worden.

Situatie B – Vooruit ontvangen bedragen

De factuur is verstuurd in een boekjaar, maar de omzet en prestatie die hier tegenover staat hoort eigenlijk bij een daarop volgend jaar. Het betaalmoment van de factuur is niet relevant voor de verwerking.

Omdat de factuur al verzonden is, maar de omzet/prestatie nog geleverd moet worden is er sprake van alvast/vooruit ontvangen bedragen. In boekhoudtermen spreken we dan van overlopende activa.

Situatie B – Rekening voor overlopende activa aanmaken

Gebruik onderstaande aanpak als deze rekening nog niet aangemaakt of beschikbaar is.

• Beheer
  • Rekeningen en kas
    • Knop: Rekening toevoegen
      • IBAN of rekening: Overlopende Activa (of Vooruitbetaalde bedragen)
      • Knop: Opslaan

Open hierna de hierboven toegevoegde rekening en wijzig de soort.

• Beheer
  • Rekeningen en kas
    • Selecteer: Overlopende Activa (of Vooruitbetaalde bedragen)
      • Tabblad: Speciaal
        • Rekening-soort: Activa Overige
        • Knop: Opslaan

Situatie B – Verwerking

De factuur is dus verzonden, maar omdat de omzet eigenlijk bij een ander/volgend kalenderjaar hoort moet de omzet uit het factuurjaar gehaald worden en in het volgende boekjaar gezet worden. Hiervoor genereren we twee nieuwe facturen.

Situatie B – Omzet uit factuurjaar halen

U opent de boeking van de verstuurde factuur en kiest links onderin bij de opties voor “kopieer deze factuur credit”. U kunt zelf kiezen voor een apart, herkenbaar factuurnummer maar kunt ook hetzelfde nummer gebruiken als de oorspronkelijke factuur. In het scherm dat nu geopend wordt moet de factuur aangepast worden:

• Zet de datum op 31 december van het jaar van de originele factuur
• Wijzig de factuurregels naar btw-vrij
• Selecteer de rekening: Overlopende activa
• Betaalstatus: Betaald
• Betaaldatum: 31 december van het jaar van de originele factuur
• Sla deze nieuwe factuur op

Deze factuur verstuurt u niet! Deze factuur is alleen bedoeld om de omzet (niet de btw) uit het factuurjaar te halen. De werkelijk verstuurde factuur behandelt u als elke normale factuur.

Situatie B – Omzet in volgend jaar plaatsen

Open nogmaals de originele factuurboeking en kies links onderin bij de opties voor “kopieer deze factuur debet“. Kies wederom voor een apart, herkenbaar factuurnummer, bijvoorbeeld hetzelfde nummer als de oorspronkelijke factuur. In het scherm dat nu geopend wordt moet de factuur aangepast worden:

• Zet de datum op 1 januari van het jaar waarbij de omzet hoort
• Wijzig de factuurregels naar btw-vrij
• Selecteer de rekening: Overlopende activa
• Betaalstatus: Betaald
• Betaaldatum: 1 januari van het jaar waarbij de omzet hoort
• Sla deze nieuwe factuur op

Ook deze factuur moet niet verstuurd worden. Deze is alleen bedoeld om de omzet in het volgende jaar te plaatsen.

Situatie C – Vooruit ontvangen bedragen

Er is een betaling ontvangen in een boekjaar. Echter de prestatie, omzet en de factuur die hierbij hoort is pas in een daaropvolgend jaar verricht en uitgereikt.

Ook hier is, net als in situatie B sprake van alvast/vooruit ontvangen bedragen. In boekhoudtermen spreken we dan van overlopende activa.

Situatie C – Rekening voor overlopende activa aanmaken

Gebruik onderstaande aanpak als deze rekening nog niet aangemaakt of beschikbaar is.

• Beheer
  • Rekeningen en kas
    • Knop: Rekening toevoegen
      • IBAN of rekening: Overlopende Activa (of Vooruitbetaalde bedragen)
      • Knop: Opslaan

Open hierna de hierboven toegevoegde rekening en wijzig de soort.

• Beheer
  • Rekeningen en kas
    • Selecteer: Overlopende Activa (of Vooruitbetaalde bedragen)
      • Tabblad: Speciaal
        • Rekening-soort: Activa Overige
        • Knop: Opslaan

Situatie C – Verwerking

Bij ontvangst van de betaling maakt u een nieuwe boeking. Gebruik hiervoor de interne overboeking.

• Nieuwe boeking
  • Interne overboeking
    • Van rekening: Overlopende Activa
    • Naar rekening: Zakelijke rekening waarop bedrag ontvangen is
    • Datum: Gelijk aan datum ontvangst bedrag
    • Knop: Opslaan

Situatie C – Factuur

De overeengekomen diensten/goederen zijn geleverd en ondanks dat de klant al betaald heeft is er nu sprake van omzet. De factuur kan dus opgesteld worden.

Maak een normale factuur voor de klant. Deze factuur kan verstuurd worden (in het nieuwe kalenderjaar) en moet als betaald gemarkeerd worden. Hanteer de volgende vuistregels:

• Datum: Datum van verzending factuur
• Betaaldatum: 1 januari jaar van verzending
• Status: Betaald
• Rekening: Overlopende Activa

Omdat de factuurdatum in het nieuwe boekjaar valt zal de omzet ook voor dit jaar meetellen.

Let wel op dat de rekening met overlopende activa als een gewone rekening gezien moet worden. Net als gewone bankrekeningen moet ook voor deze rekening een beginsaldo opgevoerd worden aan het begin van het jaar.

Situatie D – Te ontvangen bedragen

De omzet en prestatie zijn verricht in een boekjaar, maar de bijbehorende factuur wordt pas het daarop volgende jaar uitgereikt. Ook de betaling komt op zijn vroegst pas in het volgende boekjaar.

In boekhoudtermen spreken we van nog te ontvangen bedragen c.q. overlopende passiva.

Situatie D – Rekening voor overlopende passiva aanmaken

Gebruik onderstaande aanpak als deze rekening nog niet aangemaakt of beschikbaar is.

• Beheer
  • Rekeningen en kas
    • Knop: Rekening toevoegen
      • IBAN of rekening: Overlopende Passiva (of Nog te ontvangen bedragen)
      • Knop: Opslaan

Open hierna de hierboven toegevoegde rekening en wijzig de soort.

• Beheer
  • Rekeningen en kas
    • Selecteer: Overlopende Passive (of Nog te ontvangen bedragen)
      • Tabblad: Speciaal
        • Rekening-soort: Passiva Overige
        • Knop: Opslaan

Situatie D – Verwerking – Omzet naar voren halen

Bepaal hoeveel omzet er uit het komende boekjaar naar voren gehaald moet worden. Maak vervolgens een nieuwe factuur aan met een herkenbaar factuurnummer voor deze omzet. Hanteer hierbij het volgende:

• Factuurdatum: 31 december van het jaar waarin de omzet valt
• Betaaldatum: 31 december van het jaar waarin de omzet valt
• Status: Betaald
• Rekening: Overlopende Passiva (of Nog te ontvangen bedragen)
• Bedrag: De bepaalde omzet exclusief btw
• Btw-tarief: Btw-vrij

Sla deze factuur op, maar verstuur deze niet! Deze factuur is enkel administratief en zorgt voor een verschuiving van de omzet op de balans.

Situatie D – Naar voren gehaalde omzet corrigeren

Omdat (een deel) van de omzet naar voren is verplaatst, moet deze gecorrigeerd worden in het jaar waaruit deze gehaald is.

Open daarom de factuur waarmee de omzet naar voren gehaald is en kies links onderin bij de opties voor: “Kopieer deze factuur credit”. U kan vervolgens zelf kiezen voor een apart, herkenbaar factuurnummer maar kunt ook hetzelfde nummer gebruiken als de oorspronkelijke factuur. 

Pas daarnaast ook onderstaande regels toe:

• Factuurdatum: 1 januari van het nieuwe boekjaar
• Betaaldatum: 1 januari van het nieuwe boekjaar
• Betaalstatus: Betaald
• Rekening: Overlopende Passiva (of Nog te ontvangen bedragen)
• Bedrag: Gelijk aan het oorspronkelijk verplaatste omzetbedrag
• Btw-tarief: Btw-vrij

Ook deze factuur verstuurt u niet!

Als u nu kiest voor Overzichten, Balans, Toon Inhoud, dan ziet u dat de beide rekeningen ‘overlopende passiva’ en ‘overlopende activa’ op 0 staan en dat ook geen van de extra aangemaakte factuurnummers nog openstaan.

Als u nu kiest voor Overzichten, Balans, Toon Inhoud, dan ziet u in de situatie van 1 en 2, de rekening “Vooruitontvangen bedragen” met een – ervoor.

In situatie 3 ziet u de betreffende factuur  bij de debiteuren staan en bij situatie 4 staat het bedrag op rekening  “Te ontvangen bedragen”

Situatie D – Factuur

U maakt een normale factuur aan voor de klant en verstuurt deze op het overeengekomen moment tegen de (uiteindelijk) afgesproken omzet. Hanteer het reguliere btw-tarief en verwerk de factuur verder zoals gebruikelijk.