Inhoudsopgave
Bankmutaties en transacties verwerken in de boekhouding gaat met Acumulus op een goed gecontroleerde manier. Voor veel administraties is het bankboek een belangrijk leidend onderdeel in de boekhouding. Als alle banktransacties goed verwerkt zijn, en het saldo dat Acumulus aangeeft overeen komt met het werkelijke banksaldo dan is dat een goed indicator voor een kloppende boekhouding.
In deze pagina gaan we er van uit dat de transacties al geïmporteerd en aanwezig zijn in Acumulus. Mocht dat nog niet het geval zijn, dan is het artikel met de uitleg over het importeren van mutaties misschien een juiste stap om eerst te lezen.
Transactiefilters voor automatische verwerking
Als de transacties in Acumulus zijn opgenomen kunnen deze verwerkt worden. Het is absoluut aan te raden om te beginnen met enkele handmatige verwerkingen. Niet alleen als het om sporadisch voorkomende transacties gaat, maar ook om te zien hoe dit proces werkt.
Voor vaker voorkomende betalingen kent Acumulus een systeem van filters voor transacties. Hierbij kan zelf bepaald worden welke transacties automatisch, of halfautomatisch met een extra eindcontrole verwerkt moeten worden. Voor gebruikers die op zoek zijn naar zoveel mogelijk automatisering zijn de transactiefilters bij uitstek geschikt.
Meer over transactiefilters, en enkele voorbeelden staat omschreven in het onderdeel met gebruik en toepassing van transactiefilters.
Het is verstandig om dit voor enkele transacties handmatig te doen voordat er over gegaan wordt naar automatische verwerking.
Zelf verwerken van mutaties/transacties
Geïmporteerde mutaties worden per set getoond in Acumulus. Dat kan per kalendermaand zijn voor de automatische bankimport, of per geüpload bestand.
Stap 1: Transacties inzien
Om zelf te verwerken moet een dataset van geïmporteerde mutaties geopend worden. Dit gaat via:
- Overzichten
- Mutaties importeren en verwerken
- Kies de regel met de te verwerken set van transacties
- Mutaties importeren en verwerken
Er zal nu een extra venster openen met daarin de transacties uit de gekozen dataset.
Stap 2: Transactie selecteren
Kies een transactie door deze aan te klikken
Stap 3: Verwerking opzetten
- Selecteer in de lijst hoe deze geboekt moet worden
- Optioneel: Tabblad: Koppel gegevens
Versnel de verwerking bij een bekende tegenrekening
Als er sprake is van een tegenrekening in de mutatie en als het om een transactie gaat die vaker voorkomt kan Acumulus helpen. Selecteer hiervoor het tabblad “Koppel gegevens”.
Door hier voorkeuren te selecteren, en aan de gevonden tegenrekening-indicator(NL99BANK098765432) te koppelen, zal er bij het definitief inboeken alleen nog een eindcontrole nodig zijn. Acumulus zal de keuzes onthouden en bij een volgende mutatie met dezelfde rekening-indicator deze eerder gekozen voorkeuren voorstellen. - Optioneel: Tabblad: Bijlagen
Het kan praktisch zijn om een bijlage uit de Acumulus mailbox of andere bron direct te selecteren en mee te nemen in het boekingsproces. Dit kan uiteraard ook op een later moment worden toegevoegd, maar het kan praktisch zijn om dit al direct in deze stap te doen. - Controleer op het eerste tabblad nogmaals of het type boeking juist is.
- Knop: Verder.
Stap 4: Inboeken
Het kleine scherm zal nu open blijven staan en het grotere scherm van Acumulus zal het proces bij het gekozen type boeking openen. Rond deze boeking af zoals gewenst en sla deze op.
Stap 5: Verwerkte mutatie verwijderen
Bij een juiste afronding is de bankmutatie niet langer nodig en kan deze “afgeletterd” worden.
Kies nu in het kleinere scherm voor de knop: Deze mutatie is geboekt. Hiermee zal de transactie uit de lijst verwijderd worden zodat deze niet per ongeluk nog een keer verwerkt wordt.
Eindcontrole
Een goede indicator voor een complete verwerking is door het banksaldo in Acumulus te vergelijken met het werkelijke banksaldo. Dit hoort gelijk te zijn aan het saldo van uw laatste bankafschrift, waarvan u zojuist in Acumulus de mutaties heeft ingevoerd.