Unieke Acumulus mailboxen om bonnetjes, foto’s en bestanden direct naar de boekhouding te mailen

Start een mailaccount in Acumulus

Als er nog geen uniek mailadres is dan is deze vlot aangemaakt.

• Beheer
  • Mailboxen
    • Knop: Mailbox aanmaken

Het is niet helemaal vrij om zelf een adres te bedenken dus Acumulus doet een suggestie. Mocht dit iets vreemds opleveren dan kan Acumulus gevraagd worden om een ander adres voor te stellen. Net zo vaak als gewenst.

Geef de mailbox een omschrijving naar eigen keuze en kies eventueel wie er toegang tot de mailbox heeft. Een beheerder kan alle mailboxen zien, een gebruiker alleen de mailbox die op zijn of haar naam staat. Een mailbox waarvan de toegang is gezet op – alle gebruikers – is voor iedereen bereikbaar.

Mailbox aangemaakt? Mailen maar!

Gebruik het nieuwe e-mailadres om een mailbericht met een bijlage naar toe te sturen. Bijvoorbeeld een plaatje van een aankoopbon of ander document dat handig is om in de boekhouding op te nemen.

Stuur de bijlage of bijlagen naar de eigen unieke inbox in Acumulus.

Bestand ontvangen?

Ontvangen berichten zijn te zien via het Acumulus dashboard of in een eigen overzicht.

• Overzichten
  • E-mails

In het overzicht is informatie over de berichten terug te vinden en zijn de bijlagen bij het bericht beschikbaar.

Verwerking van de ontvangen bestanden

Als de mail met de bijlage of bijlagen ontvangen is kan deze verwerkt worden. Dit hoeft natuurlijk niet, maar een bestand hoort al snel bij een object als een boeking, klantrelatie of projectdossier. Of misschien is het toch gewoon een algemeen bestand voor in de administratie.

Voorbeeld #1: Foto van een bon bij een nieuwe boeking

Er is nog niets ingeboekt en daarom is het startpunt het overzicht van de e-mails. Bovenaan staat welke mailboxen bereikbaar zijn. Daaronder staan de ontvangen berichten. Bij elk bericht staan de bijlagen die nog niet zijn verplaatst en opgeslagen bij een boeking.

Vink een of meerdere bijlagen aan die u wilt toevoegen aan de nieuwe boeking en klik op:

• Overzichten
  • E-mails
    • Selecteer bijlagen
      • Knop: Verplaats selectie naar nieuwe boeking

Nu komt u in het scherm waarin u kunt kiezen welk type boeking u wilt aanmaken. Er is in het keuzescherm nu een extra element zichtbaar waarin onderstaand staat aangegeven:

• Actieve bestanden bij deze boeking: bestandsnaam/namen.

Maak een nieuwe boeking aan en de afbeeldingen of bijlagen zijn nu direct opgeslagen bij de nieuwe boeking en niet langer beschikbaar in de e-mails.

Voorbeeld #2: Bijlage bij een bestaande boeking of relatie

In deze situatie zit de bijlage nog in de Acumulus inbox, maar is de boeking al gedaan. Deze methode werkt voor boekingen, klantrelaties, projecten en algemene bestanden allemaal hetzelfde. Ter illustratie gebruiken het voorbeeld van de boeking.

Open eerst de desbetreffende boeking

• Overzichten
  • Laatste boekingen
    • Zoek de boeking
      • Open de boeking

In het boekingsscherm zijn een aantal tabbladen. Afhankelijk van het type boeking kan dit aantal verschillen, maar in deze situatie gaat het om het tabblad met het directory/folder-icoon.

Open het documentbeheer in de boeking en voeg de bijlage uit de Acumulus inbox toe.

• Geopende boeking
  • Tabblad: Directory/Folder icoon
    • Knop: Documentbeheer
      • Knop: Bijlagen uit E-mail toevoegen

Selecteer nu de bijlagen die aan de boeking moeten worden toegevoegd en activeer de verplaatsing.

• Knop: Verplaats selectie naar boeking

Voorbeeld #3: Bankmutatie verwerken en bijlage uit de mailbox toevoegen

Gebruik bij het verwerken van bankmutaties het laatste tabblad van Bijlagen om hier een selectie te maken uit de bijlagen in de Acumulus mailbox.

Verwerking gaat vervolgens precies zoals in voorbeeld #1 waarin een nieuwe boeking gemaakt wordt.