Met Acumulus kan op elk moment in het jaar gestart worden. Bijvoorbeeld halverwege het jaar. Echter de facturen die al zijn verstuurd of ontvangen zijn moeten dan alsnog geboekt worden om tot een complete jaarrekening te komen.
Dat kan uiteraard per stuk maar dat kan veel werk zijn. Voor alle facturen, zowel inkoop als verkoop die in het jaar zijn verstuurd en betaald kan een totaalfactuur of verzamelfactuur gemaakt worden.
Hieronder staat uitgelegd hoe dit in zijn werk gaat.
Oude verkoopfacturen invoeren
Er zijn grofweg 3 veel gebruikte opties.
- Per stuk handmatig invoeren
- Als verzamelfactuur handmatig invoeren
- Met een automatische import
Optie 1: Per stuk handmatig verkoopfacturen invoeren
Handmatige invoer van oude verkoopfacturen klinkt natuurlijk niet ideaal. Als het om een relatief klein aantal gaat is het soms wel netter. Elke factuur vermeld netjes wat en hoeveel er verkocht is, tegen welke prijs, btw-tarief en aan wie.
Bij verzamelfacturen valt een deel van deze informatie weg. Op zich is dat, zeker als de originele facturen bijvoorbeeld als exportbestand nog beschikbaar zijn geen enkel probleem. Het is over het algemeen een persoonlijke voorkeur.
Oude verkoopfacturen handmatig in voeren gaat net als nieuwe facturen. Het enige verschil is de factuurdatum en de betaalstatus.
- Nieuwe boeking
- Nieuwe factuur
Laat bij voorkeur de factuurnummering op automatisch staan en aan Acumulus over. Plaats het originele factuurnummer in de toelichting.
Optie 2: Verkopen als verzamelfactuur handmatig invoeren
Als handmatig invoeren van elke oude facturen teveel werk is kan er eenvoudig een hoop handwerk bespaard worden. Het is belangrijk om vast te stellen welke verzamelfacturen nodig zijn en welke voorwaarden er van toepassing zijn.
Aparte verzamelfacturen zijn nodig voor:
- Elke aangifteperiode. Meestal een verzamelfactuur per kwartaal;
- Elk factuurtype. Denk hierbij aan facturen met verlegde btw, Europese btw of leveringen aan landen buiten de EU.
Stel dat op 1 juli begonnen is met Acumulus en er is alleen maar gefactureerd aan Nederlandse klanten met 21% btw. Om de verzamelfactuur op te stellen mogen dan alle oude betaalde facturen bij elkaar opgeteld worden. Deze kunnen dan in één keer geboekt worden met een verzamelfactuur aan een fictieve relatie. Bijvoorbeeld: “Diverse klanten”. Eén factuurregel met het totaalbedrag en btw-tarief is dan voldoende.
Belangrijk is dat onbetaalde facturen niet worden meegeteld. Niet betaalde facturen kunnen beter volgens de eerste handmatige optie ingevoerd worden. Dit omdat de betalingen hiervan nog per stuk binnenkomen en er een goed overzicht moet zijn van openstaande debiteuren.
Stel per kwartaal aparte totalen op om er gelijk voor te zorgen dat de aangifte omzetbelasting klopt.
Is er naast 21% ook 9% of btw-vrij gefactureerd, dan moet dit apart getotaliseerd te worden. Maak dan een een verzamelfactuur met meerdere regels:
- Totaal eerste kwartaal 21%
- Totaal eerste kwartaal 9%
- Totaal eerste kwartaal btw-vrij
Het is gebruikelijk om de verzamelfactuur een factuurdatum en betaaldatum te geven die gelijk is aan de laatste dag van het kwartaal. Bijvoorbeeld 31 maart voor het eerste kwartaal van het jaar.
Facturen waarbij de btw is verlegd (nationaal of internationaal) hebben in Acumulus een ander factuurtype en moeten daarom apart getotaliseerd worden in een aparte factuur. Dit omdat deze in de omzetbelasting apart behandeld worden. Dus een verzamelfactuur voor de omzet met verlegde btw in Nederland en een aparte verzamelfactuur voor de omzet met verlegde btw aan buitenlandse ondernemers.
- Nieuwe boeking
- Nieuwe factuur
Optie 3: Oude verkoopfacturen automatisch importeren
Acumulus kent weinig tot geen limieten. Zo ook niet de mogelijkheid om oude verkoopfacturen te importeren. Voor veel externe software is er een automatische koppeling, plugin en/of integratie beschikbaar.
Een overzicht van de mogelijkheden voor het importeren vanuit externe bron, en om te zien of de gebruikte externe software ondersteund wordt is terug te vinden in Acumulus via:
- Beheer
- Integratie met andere software
Neem gerust contact met ons op als de gebruikte externe software niet vermeld staat, of als niet helemaal duidelijk is hoe de import werkt.
Samenvatting invoer oude verkoopfacturen
Samenvattend, let er bij het maken van een verzamelfactuur op dat:
- de omzet per btw-tarief getotaliseerd wordt in een aparte factuurregel;
- een aparte verzamelfactuur nodig is voor de verlegde btw in Nederland;
- een aparte verzamelfactuur nodig is voor de verlegde btw buiten Nederland;
- openstaande facturen niet worden meegeteld;
- de verzamelfactuur per kwartaal wordt opgesteld.
Ook belangrijk om te weten is dat als er een verzamelfactuur gemaakt wordt er op een andere manier altijd inzage moet kunnen zijn over de samenstelling van de factuur. Dit kan door de originele facturen te printen of in een digitaal exportbestand te bewaren.
Oude zakelijke uitgaven invoeren
Hier gelden in principe dezelfde voorwaarden voor een verzamelfactuur met als extra voorwaarde dat onderscheid gemaakt dient te worden in kostensoorten.
Uitgaven die niet gebundeld kunnen worden zijn:
- Uitgaven/kosten waar bijzondere regels aan verbonden zijn zoals lunch-kosten (gemende kosten). De uitgaven hebben kostensoorten die in Acumulus aangemerkt zijn als “Bijzondere kostensoorten”.
- Investeringen
Investeringen, over het algemeen zakelijke uitgaven van meer dan 450 euro exclusief btw moeten apart geboekt. Hiermee komen ze correct op de balans, inclusief de juiste afschrijvingsstaat.
Als het totaliseren van omzet of kosten per categorie, btw, kostensoort e.d. ingewikkeld wordt, is het wellicht beter om toch alles apart in te voeren.
Samenvatting invoer oude zakelijke uitgaven
Samenvattend, let er bij het maken van een verzamelfactuur voor kosten op dat:
- de verzamelboekingen per kwartaal wordt getotaliseerd;
- de getotaliseerde kosten per btw-tarief ingevoerd worden;
- verschillende kostensoorten als aparte verzamelboeking worden ingevoerd;
- investeringen niet als verzamelboeking maar los worden ingevoerd.
Belangrijk om te weten is dat als er een verzamelboeking gemaakt wordt er op een andere manier altijd inzage moet kunnen zijn over de samenstelling van de kosten. Dit kan door de originele facturen te printen of digitaal toe te voegen aan de boekingen.