Beginnen met invoeren

Kies de startdatum

Begin op de datum die waarmee je met de officiële administratie wilt starten. Meestal is dit op 1 januari van een gekozen jaar.

Als je oudere jaren wilt invoeren is het normaal gesproken het makkelijkst om van oud naar nieuw te werken.

Start voor de verweking van kosten en uitgaven vanuit een bankrekening

Een praktisch uitgangspunt is om te starten vanuit een zakelijke bankrekening. Op de bankrekening staan namelijk de feitelijke gebeurtenissen vermeld.

Dit is vooral voor de verwerking van zakelijke kosten en privé-uitgaven en stortingen verstandig. Als er al meerdere verkopen geweest zijn kunnen deze vaak slimmer verwerkt worden.

Als er meerdere zakelijke bankrekeningen zijn is het eenvoudig om met één bankrekening te beginnen, en voor deze rekening een bepaalde periode in te voeren. Doe dit bij voorkeur voordat een volgende rekening wordt verwerkt.

Bepaal de beginstand van de rekening

Zoek in de bankafschriften of in de bankomgeving op wat het saldo was op de eerste dag van het jaar waarop de invoer start. Normaal gesproken is dit 1 januari.

Als de rekening pas later in het jaar is opgericht kan dit worden overgeslagen.

Bankmutaties/transacties in de administratie krijgen

Na het beginsaldo van hierboven is het zaak om de bankmutaties, ook wel banktransacties in de boekhouding ingeladen te krijgen. Dit kan over het algemeen op onderstaande twee manieren. Met de automatische bankkoppeling, of door een bankbestand te uploaden in Acumulus.

Automatisch transacties importeren met de bankkoppeling

Voor alle grote Nederlandse banken en een paar honderd andere Europese banken heeft Acumulus een automatische PSD2-koppeling beschikbaar.

Hoewel de automatische koppeling veel gemak geeft is het nodig om bankmutaties ouder dan 3 maanden eenmalig met een exportbestand te importeren. Afhankelijk van de bank worden deze bestanden een beperkte periode beschikbaar gesteld.

De automatische bankkoppeling gaat per bankrekening en is vanuit Acumulus te activeren. Volg hiervoor het stappenplan voor de automatische bankkoppeling.

Transacties importeren met een exportbestand

Voor alle banken heeft Acumulus speciale importprofielen. In het kort komt het er op neer dat vanuit de bankomgeving een bestand moet worden gedownload en deze daarna in Acumulus wordt geüpload.

Het importeren van bankmutaties gaat eenvoudig.

Download het bestand uit de bankomgeving

• Download uit de omgeving van de bank de transacties in een tekst-formaat. Dit is normaal gesproken in .TXT, .TAB, .CSV of .MT940 formaat. PDF-bestanden kunnen niet worden geïmporteerd.
• Selecteer nooit meer dan 1 rekening.
• Kies een periode. (per week of maand is wellicht handig)
• Kies kommagescheiden (dd-mm-jjjj)
• Download en sla het bestand op.
• Probeer te voorkomen dat het bestand geopend wordt op de computer. Het kan zijn dat het spreadsheet-programma de opmaak automatisch veranderd waardoor de herkenning in Acumulus niet goed verloopt.

Upload het bestand in Acumulus

• Kies in het hoofd-menu voor Overzichten .
• Kies voor Mutaties importeren en verwerken.
• Kies Bestand importeren.
• Selecteer het bestand van uw bank of betaaloplossing.
• Selecteer het profiel dat bij de bank of betaaloplossing hoort.
• Selecteer de rekening in Acumulus die overeenkomen met de bank- of tussenrekening.
• Kies Bestand importeren.

Als alles goed gaat verschijnt hierna een bijgewerkt overzicht. Afhankelijk van de periode waarin de transacties vallen is de dataset bovenin of tussen andere datasets terug te vinden.

Geïmporteerde transacties verwerken

Zodra de transacties zijn bijgezet in Acumulus moeten deze nog verwerkt worden. Hiervoor zijn verschillende methoden beschikbaar. Zowel volautomatisch als handmatig.

Automatische verwerking door Cecilia met transactiefilters

Cecilia, de ingebouwde digitale assistente van Acumulus kan de transacties automatisch verwerken. Dit doet Cecilia op basis van regels die gelden voor de administratie. Deze regels of afspraken om banktransacties automatisch te verwerken volgen de transactiefilters.

Het is maar één keer nodig om aan te geven op welke manier geboekt moet worden. Daarna gaat Cecilia zelf voor u aan de slag. Elke dag, onvermoeibaar en zonder extra kosten.

Zelf handmatig verwerken

Handmatig verwerken is wat in de boekhouding ook wel “afletteren” genoemd wordt. Dit komt neer op het openen van een enkele banktransactie en voor deze transactie aangeven hoe deze geboekt moet worden. Na het inboeken kan de transactie verwijderd worden.

Doordat Acumulus bij elke tegenrekening kan leren welke kostensoort en relatie bij de transactie hoort worden volgende transacties automatisch makkelijker om te verwerken.