Automatisch herhalende facturen

Automatische factuurherhalingen

Naast de abonnementen zijn herhalende facturen een manier om terugkerende verkopen automatisch te laten verlopen. Waar de abonnementsfunctie voorziet in het automatisch in rekening brengen van diensten of producten zorgt de automatische factuurherhaling voor een terugkerende factuur op basis van een al bestaande factuur.

Alternatieve methode: Abonnementen

Zie ook: Abonnementen uitgeven voor terugkerende diensten en producten

Abonnementen bieden een eenvoudige oplossing voor het automatisch in rekening brengen van terugkerende diensten of producten. Elk abonnement bestaat uit een combinatie van een standaard product of dienst (Beheer Standaard-producten en -activiteiten ) en een relatie.

Eerste factuur handmatig invoeren

Als er geen gebruik wordt gemaakt van de abonnements-functie maar de wens is om gebruik te maken van automatische factuurherhalingen moet de eerste factuur met de hand opgesteld worden.

• Nieuwe boeking
  • Factuur of offerte
    • Stel hier de eerste factuur op en sla deze op

Kies een factuurdatum in een ver verleden. Bijvoorbeeld een datum in het jaar 2000 als het niet de bedoeling is dat deze eerste factuur terugkomt in de boekhouding. Door een oud jaar te “vervuilen” kan op deze manier de factuur als template dienen voor herhaalfacturen in de huidige periode.

Start en aanmaak van de herhaalfactuur

Als de eerste factuur voor de klantrelatie is ingevoerd zijn er drie plekken waarop de herhaalfactuur kan worden opgezet.

Optie #1: Vanuit het paneel op het home-scherm

Zorg dat het paneel geactiveerd is in het home-scherm. Klik in het centrale scherm rechtsboven op het tandwieltje en schakel “Factuurherhalingen in home-scherm” in.

Ververs het homescherm. Er zal nu een nieuw paneel verschijnen. Kies bovenin het paneel voor het plusje.

Vervolgens opent er een nieuw venster om de factuurherhaling verder in te regelen zoals verderop besproken.

Optie #2: Vanuit het overzicht van automatische factuur-herhalingen

• Overzichten
  • Automatische factuur-herhalingen
    • Knop: Factuur-herhaling toevoegen

Vervolgens opent er een nieuw venster om de factuurherhaling verder in te regelen zoals verderop besproken.

Optie #3: Vanuit een bestaande verkoopfactuur

Open de bestaande boeking waarin de verkoop is vastgelegd en selecteer het tabblad voor de herhaling.

Kies vervolgens voor de knop: Factuurherhaling toevoegen. Ook dan opent het venster om de factuurherhaling verder in te regelen.

Factuurherhaling opzetten

Via alle drie de bovengenoemde opties kan het venster voor de factuur geopend worden.

Kopie van factuur

Kies hier de factuur die als basis dient voor de vervolgfacturen. Er wordt dan een kopie gemaakt van alle gegevens van deze factuur met uitzondering van de datum en het factuurnummer. 

Houd er rekening mee dat de factuurregels precies hetzelfde zullen zijn. Maak daarom een basis-factuur met een algemene beschrijving van wat u factureert. Gebruik bijvoorbeeld niet: “Ondersteuning website april 2026” maar iets als “Ondersteuning website per maand”

Herhalen vanaf

Acumulus zal vanaf deze datum de eerst volgende herhaaldatum berekenen.

Herhalen tot/met

Acumulus zal stoppen met herhalen na deze datum. Deze kan ook leeg gelaten worden.

Op welke dag

Kies de dag in de maand waarop de herhaling dient plaats te vinden. De hoogste dag in de maand is 28 om problemen te voorkomen in de maand februari.

In welke maand

Kies elke maand of een jaarlijkse herhaling in een bepaalde maand.

Automatisch

Hier kunt u kiezen uit de volgende opties:

• niets automatisch
  Wanneer de geplande datum is bereikt van de betreffende factuurherhaling, wordt deze rood zodat u de factuur zelf handmatig kunt kopiëren en versturen. Klik daarvoor eerst in het home-menu bij de betreffende factuurherhaling op het kopieer-icoon. Maak vervolgens de factuur compleet, sla deze op en verstuur deze. Klik daarna in het home-scherm op het roze akkoord-icoontje om de herhaling de volgende datum te laten berekenen.
• email-bericht naar mij
  Hierbij wordt alleen een emailbericht naar u gestuurd dat de geplande datum voor een herhaling is bereikt. Let er wel op dat hiermee de geplande datum weer wordt aangepast naar de eerst volgende datum in de toekomst. Acumulus gaat er vanuit dat u dan voldoende bent geïnformeerd en zal pas in de toekomst weer een waarschuwing geven.
• factuur aanmaken, niets versturen, email-bericht naar mij
  Hierbij wordt de vervolgfactuur aangemaakt en geboekt maar er wordt niets verstuurd naar de klant. U ontvangt een email-bericht dat de betreffende factuur is aangemaakt.
• factuur aanmaken en versturen naar klant als pdf
  Hierbij wordt de vervolgfactuur gemaakt, geboekt en als pdf verzonden naar de klant. U ontvangt een kopie van de mail met factuur aan uzelf.
  
  LET OP! Deze laatste optie werkt alleen als er een geldig enkelvoudig emailadres staat ingevoerd bij de betreffende relatie/klant.

Betaalstatus

Bepaal of de vervolgfacturen op Nog niet betaald of op Betaald dienen te staan wanneer deze automatisch worden aangemaakt. Werkt u met een automatische incasso dan is het wellicht verstandig om de facturen direct op Betaald te zetten.

Bepaal datum volgende melding

Door op deze knop te klikken, zal Acumulus de eerstvolgende herhaaldatum berekenen. Indien u daarmee akkoord bent en alle instellingen correct zijn, kunt u de factuurherhaling opslaan.

De factuurherhaling verschijnt dan in het home-scherm met de berekende vervolgdatum. Indien de vervolgdatum in het heden of verleden ligt, zal de datum rood worden zodat u direct ziet dat deze verlopen is.

Op elke factuur de juiste periode vermelden

In het bijbehorende sjabloon kunnen onder het tabblad E-mail bij “Tekst e-mailbericht plus factuur vanuit Acumulus” de volgende velden toegevoegd:

[vorige_maand]
[deze_maand]
[volgende_maand]
[vorig_jaar]
[dit_jaar]
[volgend_jaar]

Dit levert de volgende waarden (in april 2026):

maart 2026
april 2026
mei 2026
2025
2026
2027

In de toelichting van de factuur de volgende velden worden gebruikt:

[vorige_maand_factuur]
[deze_maand_factuur]
[volgende_maand_factuur]

[vorig_kwartaal_factuur]
[dit_kwartaal_factuur]
[volgend_kwartaal_factuur]

[vorig_jaar_factuur]
[dit_jaar_factuur]
[volgend_jaar_factuur]

Hierbij geldt niet de datum van vandaag als uitgangspunt maar de boekingsdatum.

Overzicht factuur-herhalingen

Het overzicht is vrij eenvoudig te raadplegen en geeft volop informatie over wanneer welke factuur in rekening gebracht is en wordt.

• Overzichten
  • Automatische factuur-herhalingen