Inhoudsopgave
Gebruik importprofiel
Deze methode werkt op basis van een export-bestand. U haalt het exportbestand op uit de facturatiesoftware en upload het in Acumulus. Kies de kostenplaats, rekening en sjabloon die van toepassing zijn en Acumulus verwerkt het bestand verder voor u.
Bestand importeren in Acumulus
Uw facturen en relaties toevoegen aan Acumulus gaat heel eenvoudig. Volg onderstaande stappen en Acumulus verwerkt het bestand met alle facturen en relaties automatisch.
Download het exportbestand uit de eigen software
Als het exportbestand gedownload is kan het in Acumulus worden ingeladen. Open bij voorkeur het bestand niet op een eigen apparaat. Het spreadsheetprogramma zou de inhoud kunnen wijzigen door bijvoorbeeld de getal-, en datumopmaak in te stellen voor gebruik op het eigen apparaat. Acumulus verwacht dan mogelijk een andere opmaak.
Een ongeopend bestand verhelpt dit probleem.
Betaalmethode en betaalstatus in exportbestand
Bepaal bij voorkeur of de facturen in het exportbestand al betaald zijn en of deze allemaal dezelfde betaalmethode hebben. Als er meerdere betaalmethoden gebruikt zijn. Bijvoorbeeld betalingen via iDEAL-Wero en betalingen via bankoverschrijving dan kan het zinvol zijn om deze apart te importeren. Als apart importeren niet mogelijk is, omdat het exportbestand dit niet kan scheiden kan een import op een tijdelijke tussenrekening praktisch zijn.
Gebruik de factuurimport
- Overzichten
- Facturen importeren
- Knop: Bestand selecteren
- Facturen importeren
Er opent nu een nieuw deel van de pagina waarin het bestand geüpload kan worden
Upload bestand en kies voorwaarden
- Upload het export-bestand uit de eigen software
- Bronpakket: Selecteer uw software
- Selecteer de kostenplaats indien van toepassing. Als er geen sprake is van kostenplaatsen is “Algemeen” prima.
- Kies de rekening waarop de facturen geboekt moeten worden. Kies eventueel een aparte tussenrekening als de facturen op verschillende manieren betaald zijn.
- Selecteer het sjabloon voor de opmaak die gebruikt moet worden bij de facturen. Dit is vooral relevant als de facturen nog moeten worden uitgereikt aan de klanten.
- Kies de methode van factuurnummering. We raden aan om aan te sluiten op de nummering van Acumulus. Zie ook het stukje hieronder over factuurnummers. Als er een factuurnummer gebruikt wordt in het bronbestand zal deze als referentie worden meegenomen. Ook als gekozen wordt voor de aanbevolen aansluiting op de nummerreeks in Acumulus.
- Kies de betaalstatus die u wilt gebruiken voor de te importeren facturen
Start de verwerking
- Knop: Bestand importeren
Acumulus zal nu automatisch alle facturen verwerken. Na verwerking zal het scherm verversen. U treft bovenin de lijst een regel aan naar het logbestand van de verwerking. In bepaalde gevallen is het voor Acumulus niet mogelijk om facturen te verwerken. In het logbestand staat aangegeven welke facturen niet automatisch bijgezet heeft. U dient deze eventueel handmatig in te boeken.
Acumulus standaardprofiel
Acumulus kent ook een standaard-profiel dat gebruikt kan worden. Als de externe software nog geen exportfunctie heeft, of nog niet in de lijst voorkomt kan, door te voldoen aan een specifieke kolomindeling ook geïmporteerd worden.
Gebruik dan als bronpakket: Acumulus-standaard
Zelf een importbestand opstellen
Als het gewenste importprofiel er niet bij staat kunt u uitwijken naar een generieke aanpak. Acumulus kent naast de import-profielen namelijk ook een eigen opmaak en indeling. Als u een bestand opstelt dat deze indeling volgt kunt u uw verkopen ook met een profiel importeren.
Voorbeeldbestand om zelf importbestand op te stellen
Factuurnummers
We raden aan om de factuurnummering in uw boekhouding aan Acumulus over te laten. Het is voor (web)winkels of facturatiepakketten die automatisch orders importeren en/of verwerken in Acumulus geen enkel probleem als de ordernummering afwijkt van de factuurnummering in Acumulus. Het nummer uit uw webwinkel of facturatiepakket wordt vermeld in de factuurtoelichting van Acumulus. Dit zodat u bij een (fiscale) controle vlot de orders en facturen kunt terugvinden.
∞ Geen limieten
U kunt uit zoveel bronnen importeren in uw Acumulus administratie als u wilt. Handig als u bijvoorbeeld meerdere webwinkels, winkels of andere factuurbronnen heeft. Vanzelfsprekend zonder enige extra kosten.
Voor gebruikers met een proefaccount zal het aantal automatisch geïmporteerde facturen tijdens de proefperiode gemaximeerd worden tot ongeveer 40 stuks. Hiermee behoudt u de ruimte om naast de koppeling de rest van Acumulus ook te evalueren.