Handleiding » Overigen » Veilig vertrouwelijke bestanden delen

Veilig vertrouwelijke bestanden delen

Vertrouwelijke documenten beveiligd overdragen

Met Acumulus kunt u vertrouwelijke documenten op een veilige wijze aanbieden aan uw klanten en/of relaties. Conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming / General Data Protection Regulation (AVG/GDPR)

Vanaf 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming / General Data Protection Regulation (AVG/GDPR) in werking getreden. Hiermee is het niet langer toegestaan om documenten met privacy-gevoelige gegevens onbeveiligd te versturen via bijvoorbeeld e-mail.

Om hier een oplossing voor te bieden, kunt u vanuit Acumulus bestanden veilig delen met derden door een download-link aan te maken welke op meerdere wijzen is beveiligd:

  • De link is beveiligd met een wachtwoord;
  • De link is slechts een beperkte periode actief;
  • Het bestand kan een beperkt aantal malen worden gedownload;
  • De verbinding is versleuteld.

Hoe werkt het?

In Acumulus kunnen op drie verschillende wijzen documenten worden toegevoegd:

  • Bij een boeking;
  • Bij een relatie (klant of leverancier);
  • Bij de lijst van Algemene documenten.

Wanneer u het document hebt geüpload, kunt u Extern delen activeren door Actief aan te vinken. U ziet dan een klein scherm met een aantal velden:

  • Startdatum (vanaf wanneer kan uw bestand worden gedownload);
  • Einddatum (tot wanneer kan het bestand worden gedownload);
  • Maximaal aantal downloads (standaard = 1);
  • Een teller die aangeeft hoe vaak het bestand is gedownload.

Klik op de knop Extern delen activeren

U ziet nu bij het document twee nieuwe gegevens:

  • De download-link wordt getoond onder het document als extra regel;
  • Een documentcode is aangemaakt welke dient als wachtwoord.

Best Practice

Om een optimale veiligheid te creëren, adviseren wij het volgende:

  • Zet het aantal downloads standaard op 1 zodat het maar een keer kan worden gedownload;
  • Geef een beperkte downloadperiode op, bijvoorbeeld 1 of slechts enkele dagen;
  • Verstuur de download-link en het wachtwoord nooit tegelijk door aan uw klant met dezelfde methode. U kunt de link bijvoorbeeld e-mailen naar uw klant en de documentcode op een andere wijze verstrekken zoals bijvoorbeeld via SMS.

Een voorbeeld

Uploaden, delen en klaar

Volledig geïntegreerd in Acumulus en gratis beschikbaar voor elke gebruiker.