Afrondingsverschillen

Afrondingen bij verkoopfacturen

Als er over een verschil in de afronding gesproken wordt bij verkoopfacturen gesproken wordt is er feitelijk geen sprake van een probleem. Er zijn twee geaccepteerde manieren om facturen af te ronden. Allereerst de methode om per factuurregel af te ronden en ten tweede een methode waarbij over het gehele factuurbedrag een afronding gedaan wordt.

Afronden per factuurregel

Omdat we bij Acumulus er van overtuigd zijn dat de eerste methode de beste en juist is werkt Acumulus op basis van afronding per factuurregel.

• Open de verkoopboeking
  • Tabblad: Log
    • Knop: Berekening factuur

Hierin wordt exact aangegeven hoe de complete berekening van de factuur tot stand gekomen is. Overleg deze informatie eventueel naar de afnemer om het eindbedrag te verklaren.

Waarom Acumulus afronding over het totaal als onjuist ziet

Het mag, maar wij vinden dat deze methode ondergeschikt is aan een afronding op regel-niveau. Een eenvoudig voorbeeld laat zien waarom.

Rekenvoorbeeld verkoopfactuur

Stel dat er 1 factuur is, met 4 factuurregels. Alle factuurregels hebben een waarde van 13,98 exclusief 21% btw. Dat is 16,9158 inclusief btw per factuurregel. Afronding per factuurregel zou vier aparte regels van elk 16,92 inclusief btw geven. Totaal 4x 16,92 = 33,84. Bij een afronding over het totaal zou dit 13,98 x 1.21 x 4 = 67,6632 afgerond 67,66. 2 cent minder dan hierboven.

Rekenvoorbeeld met probleem in de praktijk

Een probleem bij de afronding over het totaal van bovenstaand rekenvoorbeeld kan voorkomen in de volgende situatie. Een klant koopt vaak 4 van bovengenoemde factuurregels op 1 factuur. Deze klant betaalt altijd 67,66. Nu koopt deze klant ineens iets met maar 1 regel, maar doet dit wel 4x. Hij ontvangt dan 4 losse facturen van elk 16,92. Hij moet dan 67,68 betalen, 2 cent meer dan normaal terwijl hij wel hetzelfde ontvangt.

Bij een afronding regelniveau is dit bedrag altijd gelijk. Ongeacht het aantal regels op de factuur en/of de verdeling van de regels over meerdere facturen.

Afrondingen bij investeringen

Een opmerkelijke situatie kan ontstaan als er een investering over meerdere jaren afgeschreven wordt. Een paar losse centen verschil voor een kalenderjaar is dan niet uitzonderlijk.

Rekenvoorbeeld afrondingsverschil bij afschrijving

Als bijvoorbeeld 1 euro over 6 jaar wordt afgeschreven is de afschrijving 16,66 cent per jaar. Afgerond is dit 17 cent. Echter, door 6 jaar lang, elk jaar 17 cent af te schrijven zal er 1,02 euro worden afgeschreven. 2 cent teveel dus.

Verschillen van enkele centen tot een paar dubbeltjes over de gehele periode van afschrijving is dan ook geen enkel probleem. Acumulus corrigeert automatisch in het laatste jaar van afschrijving het verschil.

Afschrijvingsstaat met waardeverloop vaste activa

Acumulus heeft een handig overzicht waarin alle investeringen, inclusief het waardeverloop van deze investeringen over meerdere jaren inzichtelijk is. Ook de eventuele afrondingen komen hierin duidelijk naar voren.

• Overzichten
  • Waardeverloop vaste activa
    • Tabblad: Verzamelstaat alle investeringen
    • Tabblad: Alle investeringen in detail

Automatische eindcorrectie bij investeringen

Bij investeringen is het helemaal niet vreemd dat er voor een afschrijving over meerdere jaren elk jaar een klein afrondingsverschil is. Verschillen van enkele centen tot een paar dubbeltjes over de gehele periode van afschrijving is dan ook geen enkel probleem.

Acumulus corrigeert automatisch in het laatste jaar van afschrijving het verschil.

Afrondingen bij projectrapportage

In projecten is de basiseenheid minuten. Wanneer een rapportage wordt uitgedraaid, worden eerst alle minuten hexagesimaal (60-talligstelsel) opgeteld en pas aan het einde omgezet in decimalen. Daarbij zijn afrondingsverschillen zo minimaal mogelijk omdat er slechts eenmaal aan het einde een afronding plaatsvindt.

Echter, wanneer u een factuur opstelt vanuit een project, wordt per factuurregel een omrekening gemaakt van hexagesimaal naar decimaal. Elke factuurregel heeft dus een eigen afrondingsverschil. Bij een factuur met meerdere regels kan het eindbedrag daarom afwijken van het eindbedrag in de rapportage. Hoe meer factuurregels, hoe groter de mogelijke afwijking.

Keuze in totaliseren

Om dit te voorkomen, dient u een keuze te maken uit deze twee methoden van totaliseren:

1. óf u exporteert alle projectactiviteiten elk in een aparte factuurregel en u haalt het totaal weg uit de rapportage.
2. óf u gebruikt het totaal uit de rapportage in een enkele factuurregel;

In de tweede methode maakt u geen gebruik van de knop “Maak factuur” in het project, omdat hiermee alle activiteiten per regel worden overgezet. In plaats daarvan, maakt u handmatig een factuur met een enkele factuurregel voor het totaal en u verwijst zo nodig naar de rapportage.

Als het totaal in de projectrapportage ondergeschikt is aan de factuur kan gewoon optie 1 gebruikt worden. Hiermee wordt ook de koppeling van projectitems met de factuur vastgelegd.