Kosten verdelen over periodes

Waarom kosten verdelen?

Als het echt belangrijk is om inzicht te hebben in bijvoorbeeld de maandelijkse prestatie (kosten versus baten) van een onderneming kan het interessant zijn om bepaalde kosten over een langere periode te verdelen.

Als dit inzicht eigenlijk niet zo relevant is raden we aan om het eenvoudig te houden de kosten niet te willen verdelen.

Tussenrekening aanmaken

Als de verdeling van kosten over meerdere periodes echt meerwaarde hebben voor u is het nodig om een extra rekening aan te maken.

• Beheer
  • Rekeningen en kas
    • Knop: Rekening toevoegen
      • IBAN of rekening: Transitorische kosten
      • Knop: Opslaan

Btw-vrije kosten verdelen

Als de kosten vrijgesteld zijn van btw, bijvoorbeeld bij een jaarpremie van een verzekering, kan onderstaande aanpak gebruikt worden.

Stap #1 – Interne overboeking

Maak een interne overboeking van de zakelijke rekening naar de hierboven toegevoegde rekening voor transitorische kosten. Hanteer onderstaande vuistregels:

• Nieuwe boeking
  • Interne overboeking
    • Datum: Betaaldatum jaarpremie
    • Bedrag: Volledig bedrag jaarpremie
    • Van rekening: Zakelijke betaalrekening
    • Naar rekening: Tussenrekening Transitorische kosten

Stap #2 – Herhalende zakelijke uitgave

Boek na de interne overboeking een zakelijke uitgave voor 1/12e deel van het bedrag. Tenminste in het geval van het voorbeeld met de jaarpremie. Selecteer bij het invoeren dat het om een periodieke, maandelijkse betaling gaat.

• Nieuwe boeking
  • Zakelijke uitgave
    • Factuurdatum: Betaaldatum jaarpremie
    • Achter factuurdatum: eenmalig wijzigen naar maandelijks
    • Bedrag: 1/12e deel van de jaarpremie
    • Rekening: Transitorische kosten
    • Status: Betaald
    • Btw-tarief: Btw-vrij

In elke maand wordt nu automatisch in de Verlies- en Winstrekening een bedrag geboekt. Let wel op dat Acumulus de automatische herhaling beperkt tot het boekjaar. Het kan dus zijn dat er ook een 2e herhaalboeking gemaakt moet worden voor het volgende boekjaar.

Btw-belaste kosten verdelen

Als de kosten belast zijn met btw is het belangrijk om eerst een gewone zakelijke uitgave te boeken om de btw in de juiste periode te verrekenen. Vervolgens een negatieve zakelijke uitgave en daarna een herhalende uitgave.

Stap #1 – Gewone zakelijke uitgave

• Nieuwe boeking
  • Zakelijke uitgave
    • Factuurdatum: Factuurdatum jaarbedrag
    • Bedrag: Volledig jaarbedrag
    • Rekening: Zakelijke rekening
    • Betaaldatum: Betaaldatum jaarbedrag
    • Status: Betaald
    • Btw-tarief: Btw-tarief zoals op factuur

Met deze boeking wordt de btw netjes in de juiste periode verrekend en zal de zakelijke rekening met het juiste bedrag afnemen.

Stap #2 – Negatieve zakelijke uitgave

Op dezelfde datum als de gewone zakelijke uitgave moet een negatieve zakelijke uitgave ingevoerd worden.

• Nieuwe boeking
  • Zakelijke uitgave
    • Factuurdatum: Factuurdatum jaarbedrag
    • Bedrag: Volledig jaarbedrag negatief (bedrag met minteken)
    • Rekening: Tussenrekening transitorische kosten
    • Betaaldatum: Betaaldatum jaarbedrag
    • Status: Betaald
    • Btw-tarief: Btw-vrij

Met deze boeking worden de totale kosten uit de gehele periode genomen.

Stap #3 – Herhalende zakelijke uitgave

Tot slot moet 1/12e deel van het bedrag elke maand als kosten worden ingevoerd.

• Nieuwe boeking
  • Zakelijke uitgave
    • Factuurdatum: Betaaldatum jaarbedrag
    • Achter factuurdatum: eenmalig wijzigen naar maandelijks
    • Bedrag: 1/12e deel van het jaarbedrag
    • Rekening: Transitorische kosten
    • Status: Betaald
    • Btw-tarief: Btw-vrij

In elke maand wordt nu in de Verlies- en Winstrekening 1/12e van het bedrag geboekt. Let wel op dat Acumulus de automatische herhaling beperkt tot het boekjaar. Het kan dus zijn dat er ook een 2e herhaalboeking gemaakt moet worden voor het volgende boekjaar.