Automatische incasso met SEPA Direct Debit (SDD)

Type bankcontract

Overleg met de bank welk type contract het beste bij de situatie past. Niet alle banken bieden de verschillende types aan en elk type zal zo zijn eigen voordelen en kosten hebben.

Er zijn twee typen:

• B2B – Zakelijk, van ondernemer naar ondernemer
• Standaard Europees Incassocontract

Acumulus ondersteunt gewoon beide formaten.

Het SEPA-XML incassobestand

Een SEPA-XML incassobestand bevat grofweg onderstaande informatie:

• degene die incasseert (incassant-gegevens, dat zijn uw gegevens);
• degenen bij wie geïncasseerd wordt;
• gegevens over de bedragen en omschrijving e.d.

Gegevens van de incassant

1. Het IBAN rekeningnummer
2. De bedrijfsnaam
3. Het adres, de postcode en de plaats van het bedrijf
4. Het incassant nummer dat door de bank is verstrekt

Gegevens van de incassant invoeren

Dit zijn de eigen gegevens en moeten overeenkomen zoals deze bij de bank bekend zijn. Voer deze gegevens eenmalig in bij:

• Beheer
  • Rekeningen en Kas

Open hier de rekening waarop het incassocontract met de bank is aangegaan.

• Open de rekening
  • Tabblad: SEPA-incasso

Vul hier de eigen gegevens in, het type incasso-contract en het incassant ID dat je van de bank ontvangen hebt.

Nu is de rekening ingesteld om SEPA-incasso-bestanden mee aan te maken. De volgende stap is om de gegevens van de klanten compleet te maken.

Gegevens van de klant

Kies in het hoofdmenu voor het relatie-overzicht en open de gegevens van de betreffende relatie. Ga vervolgens naar het tabblad SEPA.

Hier moeten onderstaande gegevens ingevuld zijn.

Mandaat-nummer

Het mandaat-nummer is een automatisch gegenereerd uniek nummer dat bij de klant hoort. Dit nummer identificeert de incasso-overeenkomst die u met de klant hebt afgesloten. U mag dit eventueel wijzigen maar dat is niet noodzakelijk.

Het nummer hoeft alleen aangepast te worden als:

1. Er al eerder onder een ander nummer voor deze klant incasso’s zijn uitgevoerd;
2. Of als er sprake is van een nieuwe incasso-overeenkomst

Je kunt eenvoudig een nieuw nummer aanmaken door bijvoorbeeld het bestaande nummer iets uit te breiden met bijvoorbeeld de tekens N2, of N3 als het een derde contract is. Zo wordt 7000123456 dan 7000123456N2. Let op dat het maximaal aantal tekens momenteel 35 is.

Mandaat-datum

Dit is de datum waarop uw klant akkoord is gegaan met de automatische afschrijving. Dit veld is verplicht wanneer u met SEPA-incasso’s wilt werken. Deze mandaatdatum mag niet in het heden of in de toekomst liggen.

Wijzig deze datum niet als deze eenmaal is goedgekeurd door de bank. Dit omdat het mandaat-nummer, en de mandaat-datum door de bank worden bewaard. Als de datum toch gewijzigd moet worden is ook een nieuw mandaat-nummer nodig.

Incasso-status

Wanneer u voor het eerst een automatische incasso uitvoert bij een klant, dient de status FRST te zijn. De volgende incasso(‘s) bij deze klant dienen RCUR te zijn. Acumulus houdt dit automatisch bij maar u kunt dit bij problemen aanpassen. Wanneer een eerste incasso wordt geweigerd door de bank, dient u de status terug te zetten op FRST.

Bij een stornering door de klant tijdens de eerste keer dat de incasso wordt uitgevoerd, moet de status op RCUR (blijven) staan.

Het SEPA-XML incasso-bestand maken

De basis van het bestand zijn in Acumulus (een selectie van) openstaande facturen. Deze moeten dus eerst ingevoerd te zijn. Een veel gebruikte methode is om deze facturen automatisch te genereren in Acumulus met de ingebouwde abonnementsfunctie of de ingebouwde factuurherhalingen.

Praktische tussenrekening

Als incasso’s vaker voorkomen is het goed om te zien welk bedrag, en waarom bij de bank ingediend is. Maak hiervoor een extra tussenrekening.

• Beheer
  • Rekeningen en Kas

En noem deze bijvoorbeeld “Incasso Contributie Dansvereniging”.

Facturen als basis

Zorg er voor dat er een extra sjabloon is voor de automatische incasso. Geef in dit sjabloon aan dat de klant het bedrag niet hoeft over te maken maar dat dit automatisch zal worden geïncasseerd.

Ga nu naar de facturen waarvoor een incasso uitgevoerd moet worden

• Overzichten
  • Facturen naar klanten
    • Selecteer het eerste tabblad (openstaande facturen voor alle perioden)

Selecteer vervolgens alle facturen waarvoor de incasso uitgevoerd moet worden.

Lijst beheer

Kies onderin de pagina voor de knop: Lijst-beheer. Wijzig met deze knop: de factuuropmaak en de rekening voor de geselecteerde facturen. Kies het sjabloon en de tussenrekening zoals hierboven vermeld. Vervolg dit met:

Knop: Wijzigen van geselecteerde facturen.

Als het goed is verschijnt een melding dat de facturen zijn bijgewerkt. Nu kan het SEPA-incassobestand gemaakt worden met:

Bestand aanmaken

Knop: Maak SEPA-incassobestand.

Gegevens controleren

Zodra er gekozen is voor het maken van een SEPA-incassobestand op basis van de openstaande facturen volgt een nieuw scherm. Acumulus zal hier voor elke factuur controleren of er voldoende gegevens zijn in de factuur en de relatie. Als er gegevens ontbreken, wordt dit duidelijk in rode tekst vermeld en kan dit direct aanpast worden.

Als alle gegevens compleet en juist zijn:

Downloaden van bestand

Knop: Download SEPA-xml-bestand

Let op! Zodra u het bestand download, zal Acumulus automatisch alle mandaten bijwerken van FRST (eerste) naar RCUR (volgende). Dit kan alleen handmatig weer bij elke relatie worden teruggezet,

Incasso in gang zetten

Het gedownloade bestand kan nu worden geüpload bij de bank zodat deze de afschrijvingen in gang kan zetten. De uitvoer is meestal niet direct, maar afhankelijk van de bank en de afspraken in het incassocontract.