Speciaal voor VOF – Vennootschap onder Firma

Voorbereiding van de administratie

Een deel van onderstaande stappen kan inmiddels al geautomatiseerd zijn uitgevoerd. Bijvoorbeeld als bij de opstart-wizard van Acumulus is aangegeven dat het een VOF betreft en wie de vennoten zijn.

Maak voor elke vennoot een eigen rekening aan

• Beheer
  • Rekeningen en kas
    • Knop: Rekening toevoegen

Geef de rekening een duidelijke naam. Bijvoorbeeld “Kapitaalrekening Naam Vennoot”. Gebruik hiervoor het IBAN/Rekening invulveld.

Maak voor elke vennoot een eigen kostenplaats aan

• Beheer
  • Kostenplaatsen
    • Knop: Kostenplaats toevoegen

Geef de kostenplaats een duidelijke naam. Gebruikelijk is om de naam van de vennoot te gebruiken. Het is praktisch om de kostenplaats “Algemeen” te behouden en voor elke vennoot een kostenplaats toe te voegen.

Afspraken om onderling te maken

Een aantal eenvoudige afspraken kunnen elke VOF goed ondersteunen.

• De arbeidsvergoeding

Bepaal hoe en welke bedragen er gebruikt worden om arbeidsvergoedingen uit te betalen. Dit kan in een simpele vorm, door bijvoorbeeld kapitaal in een bepaalde verhouding aan de vennoten uit te betalen. Of wellicht past een vastgesteld uurloon vermenigvuldigd met het aantal gewerkte uren beter bij de VOF.

• Restant van de jaarlijkse winst of het verlies

Aan het eind van het boekjaar is er altijd sprake van winst of verlies in de onderneming. Bepaal onderling hoe je daarmee omgaat. Dit kan in een vaste verhouding waarbij elke vennoot een gelijk deel heeft, of bijvoorbeeld in dezelfde verhouding als de arbeidsvergoeding. Doe dat wat bij de actualiteit van de VOF past.

• De onderlinge verdeling van de in eventuele investeringsaftrek

Dezelfde aanpak als bij de arbeidsvergoeding en/of de afwikkeling van winst of verlies is van toepassing op het voordeel van eventuele investeringsaftrek.

Aanmelden bij de belastingdienst

De VOF is verplicht om de btw-aangifte (aangifte omzetbelasting). Hiervoor moet de VOF zich aanmelden bij de belastingdienst en hiervan twee belangrijke nummers ontvangen

• Btw-nummer
• RSIN-nummer

Zodra deze nummers ontvangen zijn kan e-Herkenning aangevraagd worden. Met e-Herkenning kan vervolgens worden ingelogd bij de belastingdienst om aangiften te doen.

Aangifte omzetbelasting (OB)

De VOF heeft een eigen btw-nummer in tegenstelling tot een eenmanszaak waarbij het BSN als basis geldt voor het btw-nummer. Voor de aangifte omzetbelasting moeten de cijfers uit het overzicht omzetbelasting gebruikt worden zonder deze op kostenplaats te filteren.

Voor de belastingdienst is het immers alleen van belang dat de VOF aangifte omzetbelasting doet.

• Overzichten
  • Aangifte omzetbelasting en BTW
    • Selecteer de juiste aangifte-periode
    • Selecteer: Alle kostenplaatsen

Gebruik vervolgens e-Herkenning om in te loggen bij de belastingdienst, en neem eenvoudigweg de cijfers uit het overzicht over.

Aangifte inkomstenbelasting (IB)

In tegenstelling tot de aangifte omzetbelasting (waar de aangifte als VOF wordt gedaan) moet de aangifte IB voor elke vennoot met zijn eigen BSN gedaan worden. In het ondernemersgedeelte kan na de keuze van ondernemingsvorm (samenwerkingsverband) gekozen worden voor:

• Aangifte op persoonlijk niveau
• Aangifte als samenwerkingsverband

Optie 1: IB-aangifte op persoonlijk niveau

In dit geval doet elke vennoot aangifte voor haar/zijn deel van de onderneming. De verlies- en winstrekening wordt op kostenplaats gefilterd zodat iedere vennoot kan zien wat de eigen winst is.

De balans kan niet in Acumulus gefilterd worden wat betekent dat dit handmatig gedaan dient te worden. Wanneer de verdeling bijvoorbeeld 50/50 is, hanteren beide vennoten de bedragen van de balans gedeeld door twee. Bij een makkelijke verdeling is dat niet complex maar wanneer de vennoten bijvoorbeeld eigen investeringen hebben gedaan vraagt dit wat meer handwerk.

Het nadeel is dat het complexer kan zijn om vooral de balans netjes te scheiden. Het voordeel is dat er een hoge mate van nauwkeurigheid kan worden bereikt. Dit is vooral zinvol wanneer de vennoten niet alles volgens een vaste verhouding delen maar ook eigen investeringen.

Optie 2: IB-aangifte als samenwerkingsverband

De meest eenvoudige oplossing. Hierbij kunnen beide vennoten namelijk de gegevens van de jaarrekening 1 op 1 overnemen en later in de aangifte een specificatie per vennoot aangeven.

Bij het invullen als ‘samenwerkingsverband’ komt er na het invoeren van de activa en passiva in de aangifte een scherm dat ‘specificatie samenwerkingsverband’ heet. Dit scherm bestaat uit een onderdeel ‘Kapitaalaandeel in het samenwerkingsverband’: hier vult u bij de vennoot zijn/haar kapitaal in, zowel voor het boekjaar, als voor het einde van vorig boekjaar. Het andere onderdeel van dit scherm heet ‘winstaandeel in het samenwerkingsverband. Ook hier komt er later nog een scherm waarin u privé-onttrekkingen en/of privé-stortingen kunt aangeven.

Het klinkt misschien lastig, maar tijdens de aangifte is, zeker in combinatie met onze gratis syllabus alles vrij duidelijk.

Acumulus jaarrekening voor de VOF

Als alle controles gedaan zijn kan de VOF gewoon de ingebouwde jaarrekening in Acumulus gebruiken. Deze complete jaarrekening is het kerndocument voor een succesvolle jaarafsluiting.

• Overzichten
  • Jaarrekening
    • Download uitgebreide jaarrekening voor IB-aangifte

Voor een VOF is het extra belangrijk dat de waarden op bijlage #4 van de jaarrekening met de privé-onttrekkingen goed opgesteld zijn of ingevuld worden. De getallen in deze bijlage moeten in de afgesproken verhouding tussen de vennoten verdeeld worden in de aangifte.